Получите сайт "под ключ" за 20 дней: удобный функционал, современный дизайн, более
200 интеграций
для бизнеса Реклама. ООО «Инсейлс Рус»‎ ИНН 771484376 erid: 2Ranynxjx8G

Электронный документооборот (ЭДО): что это такое и как он работает

Классический документооборот, когда для получения подписи контрагента необходимо распечатывать кучу документов, подписывать во всех инстанциях, а потом всю эту кипу бумаги отправлять по почте – постепенно уходит в историю. С каждым годом всё больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО), чтобы избавиться от бумажной волокиты и упростить множество бизнес-процессов.

В материале расскажем о том, что такое ЭДО, кому он выгоден и как безболезненно на него перейти.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) – это составление и обмен документами в электронном виде по защищённым каналам без необходимости распечатывать их и физически подписывать. Процесс похож на отправку писем по электронной почте.

Основная цель ЭДО заключается в том, чтобы повысить скорость обмена документацией внутри организации и с контрагентами. Число организаций, которые переходят на электронный документооборот, неукоснительно увеличивается с каждым годом. Отчасти это связано с законодательными инициативами и курсом на развитие цифровой экономики, но большинство компаний добровольно предпочитают ЭДО бумажному документообороту.

Принципы работы с ЭДО

Электронный документооборот предназначен для выполнения всех тех же функций, что и стандартный бумажный: формировать, редактировать, согласовывать, регистрировать, визировать и направлять документы контрагентам или внутренним сотрудникам. Помимо этого, ЭДО существенно упрощает взаимодействие бизнеса с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами. Любой документ, сформированный в ЭДО и подписанный соответствующей электронной подписью, имеет юридическую силу, а значит равнозначен бумажному документу.

Обмен документами в электронном документообороте выглядит следующим образом:

  1. Ответственный сотрудник в компании формирует документ (заявление, дополнительное соглашение).

  2. Подписывает его электронной подписью или направляет тому, у кого есть право подписи.

  3. Направляет его адресату с помощью ЭДО.

  4. Сотрудник компании-получателя знакомится с документом и после этого ставит на него свою электронную подпись.

  5. Сотрудник компании-отправителя получает уведомление о подписании документа. После этого документ получает юридическую силу и дает право действовать.

Однако в случае, если получатель внесёт какие-либо изменения в документ – он потеряет юридическую силу и станет недействительным. Изменения в документе проверяются с помощью ЭЦП.

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот можно классифицировать по разным признакам, но в основном выделяют три вида по сфере правовых отношений:

  • Внутренний. Заключается в обмене документацией внутри организации: между сотрудниками и руководителями разных подразделений. Сюда относятся: приказы, протоколы совещаний, распоряжения, служебные записки. Для подписи таких документов правила не предусматривают наличие усиленной КЭП, достаточно обычной электронной подписи. При этом внутренний документооборот не регламентируется законодательством.

  • Внешний. Включает в себя обмен документами с партнёрамм, контрагентами, а также поставщиками и заказчиками. Сюда относятся: дополнительные соглашения, договоры, закрывающие бухгалтерские документы, акты сверки, протоколы разногласия, а также акты приёма-передачи. Для подписи этих документов обязательно требуется использование усиленной электронной подписи. 

  • С государственными органами. Существенно упрощает взаимодействие с государственными структурами, особенно с учётом того, что ряд документов подаётся исключительно в электронном виде, что закреплено в законодательстве РФ. К обязательным относятся:
    – сдача отчётности в ФНС и другие фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
    – передача сведений по маркированным и отслеживаемым товарам;
    – участие в торгах и закупках.

По назначению документации ЭДО разделяют:

  • Бухгалтерский. В любой компании больше всего документов проходит ежедневно через бухгалтерию: акты, счета, счета-фактуры и огромное количество отчётности различного назначения.

  • Складской. В большинстве компаний ведётся строгий учёт поступления и списания складской продукции. Помимо этого регулярно проводится инвентаризация.

  • Кадровый. Тенденция последних лет помогла перевести многие документы, регламентирующие трудовые отношения, в электронный вид: заявления на отпуск, отгул, больничные и даже трудовые книжки. Хотя до сих пор есть и документы, которые оформляются исключительно на бумажном носителе. Например, приказы об увольнении сотрудника.

  • Управленческий. Сюда относятся все документы, которые регламентируют внутренние отношения в компании. Например, регламенты, уставы, приказы и прочие. 

Кому полезен электронный документооборот

В современных реалиях электронный документооборот уверенно вытесняет бумажный. Не будет преувеличением, если мы скажем, что ЭДО – универсальный инструмент, который подходит практически всем. Выгоды от электронного документооборота есть как для малого и среднего бизнеса, так и для крупных корпораций.

– Для крупных компаний минимизируются риски допущения ошибок в документах, что, в свою очередь, уменьшает вероятность штрафных санкций от различных структур. Помимо этого существенно упрощается процесс согласования на всех уровнях, а сотрудники избавляются от рутины, высвобождая время для более эффективного труда;

– Для малых и средних предприятий основная выгода от ЭДО – более короткий срок для заключения сделок и получения оплаты. Короче срок согласования – быстрее получение оплаты. 

Однако, если в компании небольшой объём документооборота и заключается меньше 10 сделок в год, то дешевле и проще пользоваться традиционным бумажным документооборотом. Если же на предприятии ежемесячно заключается несколько десятков договоров, проводится большое количество закрывающих документов, то переход на цифровой обмен документами будет оправдан и оптимален.

Преимущества и недостатки системы ЭДО

ЭДО, безусловно, крайне полезен и удобен. Однако не станем утверждать, что электронный документооборот идеален и не имеет никаких недостатков. Слабые стороны есть у всего, и о них обязательно нужно знать, чтобы суметь всё учесть и принять верное решение.

Недостатки ЭДО:

  • Расходы на внедрение. Сюда входят издержки на заключение договора с выбранным оператором ЭДО, оплата подключения, настройки и отладки системы под нужды организации, а также приобретение электронной подписи и ежегодное продление. 

  • Затраты на обучение. Сотрудников, которые будут заниматься ЭДО необходимо обучить. И тут либо придётся потратить изрядное время для самостоятельного обучения, либо заплатить сторонней организации, инструкторы из которой оперативно обучат  штат.

  • Внесение корректировок в сотрудничество с контрагентами. Потребуется внести во все документы пометку о том, что их электронные версии имеют юридическую силу и правомерны. При этом стоит учитывать, что велика вероятность негативной реакции на это от части контрагентов. Не все партнёры будут готовы перестроиться на цифровой обмен документацией.

Преимущества ЭДО:

  • Сокращение срока согласования. В отличие от бумажного документооборота, где путь от отправителя до получателя может занимать до нескольких месяцев, с ЭДО это время сокращается до пары минут.

  • Систематизация процесса хранения. Электронный документооборот позволяет оперативно находить любой понадобившийся документ вне зависимости от объёма архива. При этом отпадает потребность в отдельном помещении для архива.

  • Круглосуточный доступ. Неважно, какой день недели: выходной или праздничный день – всегда есть возможность решить любой вопрос по документации. Для этого достаточно иметь доступ к ЭДО.

  • Стандартизация документации. Каждый документ проходит одинаковый путь: загрузку, обработку и визирование, что позволяет исключить разночтения и отличия в обработке.

  • Контроль. Всегда можно отследить в режиме реального времени, на какой стадии находится тот или иной документ.

  • Сокращение рутины. Обработка документации практически полностью автоматизируется, что существенно снижает не только вероятность ошибок, но и снимает рутинную нагрузку с персонала.

  • Снижение затрат на почтовые услуги. Благодаря ЭДО затраты на почтовые услуги сокращаются в среднем на 70-80%.

При этом многоступенчатая система безопасности, которой оснащены ЭДО-системы, практически полностью исключает вероятность перехвата документации и вмешательства в процесс третьих лиц.

Кто обязан использовать электронный документооборот

С 2022 года ряд компаний из некоторых сфер обязали перейти на ЭДО:

  • Реализация маркированных товаров. Такая продукция отслеживается специальной системой «Честный знак». В момент передачи права собственности другому участнику рынка сведения об этом необходимо передавать в систему маркировки – таковы требования законодательства РФ. То есть продавец сообщает о факте продажи, а покупатель подтверждает получение. Ранее эта процедура осуществлялась на сайте системы  «Честный знак», теперь это сделать можно только через оператора ЭДО.

  • Участие в госзакупках. Для всех участников госзакупок использование ЭДО с 1 января 2022 года стало обязательным условием работы. Этот факт чётко прописан в 44-ФЗ, который регламентирует процедуру госзакупок. 

  • Бюджетные организации. Концепция ФНС предполагает полный переход на работу через ЭДО всех компаний уже в 2024 году. А пока с 2023 года обязали осуществить переход на электронный документооборот бюджетные организации. 

  • Отчётность перед госорганами. Этот вид цифрового документооборота начал развиваться раньше остальных. Так, законодательством закреплено, что сдача отчётности в ФНС и Фонды и предоставление документации по требованию налоговой осуществляется исключительно посредством ЭДО.

  • Реализация импортной продукции. Ряд импортных товаров проходят через Национальную систему прослеживания. Эта процедура регламентирована и осуществляется исключительно через систему ЭДО.

Электронные подписи в ЭДО

Визировать документацию, которой организации обмениваются через ЭДО, можно тремя видами подписей в зависимости от того, какими документами и с кем производится обмен:

– Простая. Это код, который поступает по СМС и на электронную почту, а также логин и пароль для авторизации в системе. Используется для заверения электронных документов при условии заключённого соглашения, а также для визирования внутренней документации и заключения соглашений между работодателем и сотрудником;

– Усиленная неквалифицированная. Оформляется в удостоверяющих центрах с помощью специальных программ. Такая подпись имеет среднюю степень защиты, а также позволяет идентифицировать человека и определить, были ли внесены какие-либо изменения в документ после визирования. Используется для внутреннего документооборота и при заключённом между сторонами соглашении для ряда внешних документов;

– Усиленная квалифицированная. Самый защищённый вид электронной подписи, придающий полную юридическую силу подписанному документу. Формируется с помощью специальных программ криптошифрования, и для работы владельцу потребуется установка программного обеспечения, сертифицированного ФСБ. Такой подписью разрешается подписывать любые виды документации. 

Операторы ЭДО

С каждым годом операторов ЭДО становится всё больше, с полным списком аккредитованных организаций можно ознакомиться на сайте ФНС. 

По факту сейчас операторы мало отличаются друг от друга, различия лишь в полноте помощи при интеграции и скорости предоставления услуг. Поэтому при выборе подходящей компании в первую очередь необходимо оценить потребности бизнеса и его особенности.

Например, компании, занимающиеся оборотом маркированной продукции, обязаны выбрать оператора, который работает в системе «Честный знак». Список этих компаний предоставлен на сайте

Также стоит обратить внимание на:

  1. Наличие роуминга или возможности его настроить.

  2. Возможность настройки разного уровня доступа для различных категорий сотрудников.

  3. Возможность интеграции системы в используемые бизнесом сервисы.

  4. Доступ с различных устройств.

  5. Удобство интерфейса.

  6. Возможность доработки системы под индивидуальные требования компании.

  7. Возможность организации архива документации.

При выборе в первую очередь необходимо убедиться в наличии лицензии ФСБ у оператора и сертифицированного оборудования – это залог безопасности документооборота.

Как перейти на электронный документооборот

Процесс перехода на ЭДО не такой сложный, как может показаться на первый взгляд:

1. Анализ ситуации. Необходимо оценить целесообразность перехода на ЭДО. Для этого нужно проанализировать объём входящей и исходящей корреспонденции, а также маршруты движения документации (внутренние и внешние).

2. Изменение учётной политики. На этом этапе составляется необходимая нормативная база, которая будет в дальнейшем регламентировать использование электронного документооборота. Затем вносятся соответствующие правки в действующую документацию, чтобы подтвердить правомерность использования ЭДО. 

3. Составление схемы электронного документооборота. Необходимо изучить действующую схему бумажного документооборота компании и проанализировать, какое количество сотрудников задействовано в процессе, кто обладает правом подписи, какие этапы проходит тот или иной документ, и где возникают бюрократические проволочки. Получившуюся схему нужно оцифровать, чтобы исключить ошибки в дальнейшем. 

Например, выявлена проблема: менеджеры из отдела продаж  забывают передавать закрывающие документы бухгалтеру своевременно, а иногда и вовсе их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет контролировать процесс согласования и поступления документов, исключая вероятность потери. 

4. Оформление электронной подписи для сотрудников. Выпуском подписи для руководителя занимается налоговая, а для остальных сотрудников, которые будут подписывать документы, необходимо приобретать её в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже имеется у ряда сотрудников, то её можно использовать.

5. Определение способа работы ЭДО. На этом этапе необходимо принять окончательное решение варианта работы с ЭДО: 

  • меньше 100 документов в месяц – онлайн-версия сервиса;

  • большой объём документации – интеграция ЭДО в учетную систему организации.

6. Выбор оператора. Как правило, выбор осуществляется после анализа внутренних потребностей компании, вариантов использования контрагентов и предложения рынка. Оптимальнее выбирать оператора, с которым сотрудничает большинство контрагентов и партнёров.

7. Подключение контрагентов. Для этого после перехода на ЭДО через систему контрагентам направляются приглашения. 

Заключение

Бумажный документооборот неумолимо уходит в историю, а на смену ему шагает цифровизация, которая существенно упрощает документооборот и сокращает срок согласования документов, а следовательно, помогает оптимизировать многие бизнес-процессы на предприятии. 

Современные технологии позволяют ЭДО обмениваться уже не скан-копиями, а полноценными документами, которые имеют серьёзную защиту, цифровые подписи и полную юридическую силу. К тому же обилие выбора операторов даёт возможность любому бизнесу подобрать оптимальный комплекс услуг по приемлемой цене. Главное – подойти к вопросу комплексно и заранее оценить все возможные риски и нюансы внедрения.

Подписывайтесь
на Telegram-канал
«О чём говорят селлеры»
Подписаться на канал
Создайте интернет-магазин
на платформе inSales за 1 день
Первые 14 дней бесплатно. Без ввода платёжных данных.
Возможно вам также будет интересно:

Как правильно заполнять и когда сдавать налоговую декларацию по УСН за 2023 год

13.02.2024
В современном мире ведения бизнеса упрощённая система налогообложения (УСН) стала одним из самых популярных и удобных налоговых режимов для предпринимателей...

Как продавать на Ozon со своего склада

13.02.2024
Бизнес на маркетплейсах может приносить большой доход. Но для этого нужно учесть нюансы работы с площадкой. В том числе схему...

Как продавать изделия ручной работы на маркетплейсах

31.01.2024
Практически любое хобби можно монетизировать, тем более, что мода на товары ручной работы набирает обороты. Из статьи вы узнаете, как...

Как самозанятым стать ИП

30.01.2024
Узнайте, как перейти с самозанятого на ИП, какой налоговый режим выбрать перед открытием ИП. Читайте, как самозанятому сняться с учета,...
Мы подготовили полезные материалы по запуску продаж
на маркетплейсах и в интернет-магазине
Пошаговая инструкция:
Как открыть интернет-
магазин
Скачать бесплатно
Практическое
руководство по выходу
на Wildberries
Скачать бесплатно
Подробный гайд
по запуску продаж
на Ozon
Скачать бесплатно
Создайте интернет-магазин за 1 день
Все для продаж уже внутри
Готовые шаблоны дизайна ・ Надежный хостинг ・ Помощь в продвижении ・ Поддержка 24×7 ・ Интеграции оплаты, доставки и 1С ・ 14 дней бесплатно
Продолжая пользоваться сайтом,
вы соглашаетесь с использованием cookie