Получите сайт "под ключ" за 20 дней: удобный функционал, современный дизайн, более
200 интеграций
для бизнеса Реклама. ООО «Инсейлс Рус»‎ ИНН 771484376 erid: 2Ranynxjx8G

Как пользоваться онлайн-кассой: инструкция для предпринимателей

Онлайн-касса — вид контрольно-кассовой техники (ККТ), который передаёт все данные о продажах напрямую в налоговую службу через интернет. Это устройство обеспечивает автоматическую регистрацию и учёт всех операций, связанных с продажей товаров или услуг. Онлайн-кассы обеспечивают высокий уровень безопасности данных, так как вся информация зашифровывается и хранится на удалённых серверах. 

Использование онлайн-касс упрощает процесс возврата товара и позволяет быстро находить необходимую информацию о продажах. Однако, чтобы в полной мере воспользоваться всеми преимуществами онлайн-касс, необходимо знать, как правильно их использовать. 

В этой статье вы узнаете, что такое онлайн-касса, как её настроить, каким ИП она нужна, сколько стоит обслуживание. Дочитайте статью до конца — и вы получите инструкцию по работе с онлайн-кассой. Также расскажем про особенности работы с онлайн-кассой для ИП с разными режимами налогообложения. 

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса для ИП — это устройство, которое применяется при осуществлении денежных расчётов с покупателями или клиентами. ККТ выдаёт чеки покупателям, хранит данные о выручке и обеспечивает автоматическую передачу информации о проведённых операциях в налоговые органы через интернет в режиме реального времени. Использование онлайн-касс для индивидуальных предпринимателей является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это позволяет контролировать легальность и законность бизнеса, а также обеспечивает защиту прав потребителей.

Онлайн-кассы для ИП обладают рядом преимуществ. Это сокращение затрат на обслуживание, упрощение учёта и контроля продаж, а также возможность анализа данных о продажах и принятие обоснованных управленческих решений. 

Существует несколько видов онлайн-касс, которые различаются по функциональности, стоимости и возможностям:

Автономные кассы. Это простые и недорогие устройства, которые не требуют подключения к компьютеру или смартфону. Внешне похожи на калькулятор и являются устаревающим прибором. Обычно имеют ограниченный набор функций и подходят для малого бизнеса с небольшим количеством продаж.

Фискальные регистраторы. Это более продвинутые устройства, которые подключаются к компьютеру или POS-системе и позволяют проводить более сложные операции, такие как продажа товаров с учётом скидок или налогов. У них нет экрана и часто они выполняют роль принтера.

POS-системы или смарт-терминалы. Это комплексные решения для автоматизации торговли, которые включают в себя не только кассу, но и сканер штрих-кодов, терминал для приёма платежей, систему учёта товаров и другие функции. У устройств есть дисплей и своё программное обеспечение. Такие системы подходят для магазинов с большим количеством товаров и высоким оборотом продаж.

Облачные кассы. Это виртуальные кассы, которые работают через интернет и не требуют физического устройства. Они идеально подходят для малого и среднего бизнеса, который не имеет постоянного офиса или торговой точки, а также для интернет-магазинов. Используются только для онлайн-продаж.
Каждый вид онлайн-касс имеет свои преимущества и недостатки. Выбор устройства зависит от специфики бизнеса и потребностей предпринимателя.

Каким ИП нужно покупать онлайн кассу

В соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации», все индивидуальные предприниматели, независимо от системы налогообложения и вида деятельности, обязаны использовать онлайн-кассы при расчетах с физическими лицами. Однако есть некоторые исключения. 

Без онлайн-кассы могут работать:

  1. ИП на НПД и самозанятые.

  2. Организации, оказывающие услуги ИП и ООО только по безналичному расчёту. Например, при  реализации с рук или лотка  входных  билетов  и  абонементов  на  посещение   театров, являющихся   государственными  или  муниципальными  учреждениями.

  3. ИП на патенте при определённых условиях. Например, если они продают товары, не подлежащие обязательной маркировке. Занимаются ремонтом мебели, сварочными работами, оказывают услуги в сфере дошкольного и дополнительного образования.

  4. ИП, торгующие товарами собственного производства на рынках, ярмарках и в специально отведённых местах, кроме магазинов, павильонов и автофургонов. 

  5. ИП, осуществляющие торговлю с привлечением агентов или комиссионеров.

  6. Предприниматели, занимающиеся продажей бумажных газет и журналов, ценных бумаг, бахил, изготовлением и ремонтом металлической галантереи, ключей, ремонтом и окраской обуви.

  7. ИП на УСН, занимающиеся сдачей квартир в аренду.

  8. Предприниматели, работающие в отдалённых от сетей связи и труднодоступных местностях. 

Во всех остальных случаях ИП обязаны использовать ККТ.

Сколько стоит обслуживание онлайн-кассы

Перед тем как купить онлайн-кассу, необходимо сравнить цены и функции различных моделей, выбрать программу учёта и программное обеспечение. Стоимость обслуживания онлайн-кассы зависит от ряда таких факторов, как модель ККТ, производитель, наличие дополнительных функций, и складывается из следующих параметров: 

  • Стоимость контрольно-кассового аппарата либо арендная плата. Обычно стоимость начинается от нескольких тысяч рублей и может достигать нескольких десятков тысяч рублей. В некоторых случаях взять ККТ в аренду для предпринимателей выходит дешевле, чем купить.

  • Услуги оператора фискальных данных (ОФД). Некоторые модели требуют ежемесячной или ежегодной подписки на услуги ОФД. Стоимость варьируется от 1 500 до 5 000 рублей в год. 

  • Фискальный накопитель. Цена варьируется в зависимости от срока действия, производителя и региона покупки. В среднем, стоимость фискального накопителя составляет от 6 000 до 12 000 рублей.

  • Обслуживание электронной цифровой подписи.

  • Оплата интернета.

  • Оплата услуг центра технического обслуживания ККТ (по желанию). 

Что делать ИП после покупки онлайн-кассы. Пошаговая инструкция  

После покупки онлайн-кассы ИП необходимо убедиться, что ККТ есть в реестре онлайн-касс на официальном сайте налоговой службы. Далее нужно выполнить следующие шаги:

  1. Получить в региональной ФНС квалифицированную электронную подпись (КЭП). Для этого в личном кабинете ИП или на сайте ФНС подать заявление. Оно сформируется автоматически. Далее лично прийти в любое удобное отделение ФНС по месту регистрации ИП с электронным носителем, получить КЭП и сертификат подлинности.

  2. Купить фискальный накопитель. Это чип, который находится внутри ККТ. На него записываются все данные о совершаемых операциях. Фискальный накопитель бывает сроком службы на 15 и 36 месяцев. 

  3. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Для этого нужно зарегистрироваться на сайте ОФД и подать заявку на подключение. ОФД будет обрабатывать и передавать данные с кассы в налоговую инспекцию.

  4. Зарегистрировать кассу в налоговой инспекции. Для этого нужно подать заявление, паспорт ККТ и договор с оператором фискальных данных. С помощью КЭП сделать это можно онлайн. Либо зарегистрировать кассу на сайте ОФД. Вам понадобится указать фактический адрес кассы, место установки ККТ, субъект РФ, код налогового органа, 

  5. Получить регистрационный номер ККТ на сайте ОФД. Для этого ввести номер ККТ, полученный при регистрации в ФНС.

  6. Подключить кассу к интернету, соединить с сервером ОФД, зарегистрировать её в личном кабинете ОФД и распечатать отчёт о регистрации ККТ. 

  7. Отправить отчёт в ФНС и получить карточку регистрации кассы. 

  8. Настроить параметры кассы. Купить и заправить в ККМ чековую ленту, подключить учётный сервис, установить программу для работы с кассой и выполнить тестовую продажу.

  9. Начать работу с кассой, соблюдая законодательство РФ и правила использования ККТ.

Какие фискальные документы формирует онлайн-касса

Фискальные документы (ФД) подтверждают факт оплаты товаров или услуг и содержат информацию, связанную с этой операцией. Фискальные документы формируются по шаблону, определённому Федеральной налоговой службой и заложенному в ПО ККТ. 

ФД выдаются кассовыми аппаратами, которые соответствуют законодательству о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) в стране и зарегистрированы в реестре Федеральной налоговой службы. Информация, содержащаяся в фискальных документах, хранится в фискальном накопителе, базе ОФД и передаётся в налоговые органы. Это позволяет контролировать законность и правильность осуществления коммерческой деятельности, а также собирать статистические данные о потреблении товаров и услуг.

К фискальным документам, формируемым онлайн-кассой, относятся документы, подтверждающие совершение кассовой операции:

– фискальный чек;
– запрос о коде маркировки;
– уведомление о продаже маркированного товара;
– кассовый чек коррекции;
– кассовый чек возврата;
– отчёт об открытии смены;
– отчёт о закрытии смены.

Фискальный чек отличается от товарного чека статусом и назначением. На фискальном чеке обязательно должен быть указан признак работы ККМ в фискальном режиме, регистрационный номер онлайн-кассы, название ОФД, штрихкод с закодированной информацией об онлайн-кассе и иные данные с фискального накопителя. Онлайн-касса должна уметь печатать бумажные чеки и отправлять электронные чеки на телефон или электронную почту покупателя.

Инструкция по работе с онлайн-кассой

При первом запуске онлайн-кассы необходимо ввести в ККМ все данные об ИП: ИНН, название организации, адрес и номер телефона. Далее с ККТ может работать сам предприниматель или наёмный сотрудник-кассир. С кассиром необходимо провести предварительное обучение, включающее в себя инструктаж по работе с ККМ и изучение требований законодательства РФ.

В первую очередь при работе с ККМ нужно включить онлайн-кассу и открыть смену. Смена открывается при первой покупке. На модели ККТ нужно включить кассовый режим согласно инструкции к кассе, ввести пароль, фамилию и имя кассира, открыть смену и напечатать отчёт об открытии смены. Отчёт передать оператору фискальных данных. 

После каждой совершённой покупки необходимо формировать чек и передавать его покупателю. В течение рабочего дня в магазине возможны перебои в работе интернета и отключение электричества. В этом случае кассир формирует отчёт о текущем состоянии расчётов. Количество неотправленных документов в этом отчёте равно нулю. 

В конце рабочего дня в кассе может быть денежных средств больше, чем было по чекам. В этом случае кассиру необходимо сформировать чек-коррекцию на неучтённые продажи. В случае возврата товара кассиру необходимо сформировать чек-возврат прихода.   

Смена закрывается в конце рабочего дня. Закрытие смены также фиксируется отчётом о закрытии смены. После печати отчёта нужно выключить ККТ.

Виды штрафов при неправильной работе с онлайн-кассой

Правильность работы онлайн-касс контролируют налоговые органы. За нарушения правил применения ККТ для индивидуальных предпринимателей предусмотрены следующие санкции.

  1. За неприменение и неиспользование кассовой техники.  Размер штрафа — от 25% до 50% от суммы продажи, но не менее 10 000 рублей.

  2. За несвоевременную отправку или невыдачу чека покупателю. От 1 000 до 3 000 рублей или предупреждение. Предупреждение выносится, если нарушение было совершено впервые.

  3. За использование неисправной ККТ. От 1 500 до 3 000 рублей или предупреждение. 

  4. За нарушение правил работы с кассой. Штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Штрафы можно оспорить. Или избежать их, если самостоятельно сообщить в ФНС об обнаруженных нарушениях. 

Особенности работы с онлайн-кассой для ИП на патенте

Не все предприниматели, работающие на патенте, должны применять контрольно-кассовую технику. Из 63 видов деятельности, применяющих ПСН, только 10 обязаны использовать ККТ.

Согласно подпункту 2.1 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ, ИП на ПСН могут осуществлять расчёты без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи покупателю документа, подтверждающего факт осуществления расчёта между ИП и покупателем. Документ должен содержать наименование,  порядковый номер, реквизиты.

К видам деятельности, при которых ККТ на патенте обязательна к применению относятся:

  • парикмахерские и косметические услуги;

  • ремонт и обслуживание бытовой аппаратуры, техники и приборов;

  • ТО и ремонт автотранспортных и мототранспортных средств;

  • оказание автотранспортных услуг по перевозке грузов и пассажиров;

  • реконструкция и ремонт зданий и сооружений;

  • услуги ветеринара;

  • проведение занятий по физической культуре и спорту;

  • оказание услуг по перевозке пассажиров и грузов водным транспортом;

  • услуги по прокату;

  • услуги по общественному питанию. 

Также ИП на ПСН не применяет ККТ, если он работает без наёмных работников. 

Особенности работы с онлайн-кассой для ИП на УСН

Предприниматели, применяющие упрощённую систему налогообложения (УСН), могут работать без онлайн-кассы в следующих случаях:

  • если они работают без наемных сотрудников;

  • если ИП осуществляют расчёты с организациями и ИП через расчётный счёт;

  • если ИП на УСН занимаются видами деятельности, освобождёнными от применения ККТ;

  • если магазин предпринимателя расположен в труднодоступном и удалённом от сетей связи месте. 

Онлайн-касса для ПВЗ

При работе с маркетплейсами онлайн-касса нужна не на всех пунктах выдачи заказов (ПВЗ). Так, в Wildberries и Ozon клиенты оплачивают покупки онлайн банковской картой. Следовательно, этим ПВЗ ККТ не нужна. В «Яндекс.Маркете» покупатели могут оплатить товар при получении. Поэтому для ПВЗ «Яндекс.Маркета» нужна онлайн-касса.

Wildberries и Ozon отправляют электронные чеки на email или в личный кабинет на маркетплейсе. При приёме денежных средств от покупателя в ПВЗ клиенту выдаётся бумажный чек.

В чеке кассы ПВЗ должны быть указаны следующие данные: 

  • индекс и адрес пункта выдачи заказа;

  • название ИП;

  • ИНН продавца;

  • дата и время продажи;

  • номер смены и фамилия кассира;

  • номер чека, 

  • наименование товара, количество, цена за единицу, сумма покупки; 

  • email покупателя; 

  • телефон, ИНН и наименование поставщика;

  • ссылка на сайт продавца или маркетплейса;

  • номер фискального накопителя и ККТ.

Помимо онлайн-кассы для ПВЗ потребуются:

– POS-терминал для приема оплаты картами;
– программа для учёта товаров и управления складом;
– сканер штрих-кодов для считывания товаров;
– принтер этикеток для маркировки товаров;
– терминал сбора данных для инвентаризации товаров на складе;
– кассовый ящик для хранения наличных денег;
– компьютер или планшет для работы с кассовой программой и учета товаров;
– программное обеспечение для интеграции с маркетплейсом и обмена данными о продажах.

Заключение

Использование онлайн-касс индивидуальными предпринимателями является обязательным требованием законодательства РФ. Они обеспечивают автоматическую передачу данных о продажах в налоговые органы, что позволяет контролировать легальность бизнеса и защищать права потребителей. 

Существует несколько видов онлайн-касс с разными функциями и стоимостью. После покупки онлайн-кассы предпринимателю необходимо зарегистрировать её в налоговой, заключить договор с ОФД, установить кассовую программу, настроить параметры кассы и начать работу, соблюдая законодательство. Неправильная работа с онлайн-кассой может привести к штрафам.

Подписывайтесь
на Telegram-канал
«О чём говорят селлеры»
Подписаться на канал
Создайте интернет-магазин
на платформе inSales за 1 день
Первые 14 дней бесплатно. Без ввода платёжных данных.
Возможно вам также будет интересно:

Как правильно заполнять и когда сдавать налоговую декларацию по УСН за 2023 год

13.02.2024
В современном мире ведения бизнеса упрощённая система налогообложения (УСН) стала одним из самых популярных и удобных налоговых режимов для предпринимателей...

Как продавать на Ozon со своего склада

13.02.2024
Бизнес на маркетплейсах может приносить большой доход. Но для этого нужно учесть нюансы работы с площадкой. В том числе схему...

Как продавать изделия ручной работы на маркетплейсах

31.01.2024
Практически любое хобби можно монетизировать, тем более, что мода на товары ручной работы набирает обороты. Из статьи вы узнаете, как...

Как самозанятым стать ИП

30.01.2024
Узнайте, как перейти с самозанятого на ИП, какой налоговый режим выбрать перед открытием ИП. Читайте, как самозанятому сняться с учета,...
Мы подготовили полезные материалы по запуску продаж
на маркетплейсах и в интернет-магазине
Пошаговая инструкция:
Как открыть интернет-
магазин
Скачать бесплатно
Практическое
руководство по выходу
на Wildberries
Скачать бесплатно
Подробный гайд
по запуску продаж
на Ozon
Скачать бесплатно
Создайте интернет-магазин за 1 день
Все для продаж уже внутри
Готовые шаблоны дизайна ・ Надежный хостинг ・ Помощь в продвижении ・ Поддержка 24×7 ・ Интеграции оплаты, доставки и 1С ・ 14 дней бесплатно
Продолжая пользоваться сайтом,
вы соглашаетесь с использованием cookie