WMS-система управления складом: что это такое, как выбрать и внедрить

Для того чтобы бизнес был конкурентоспособен и приносил стабильную прибыль, необходима чёткая структура и порядок во всех подразделениях. В том числе и на складе. Именно поэтому сегодня существует огромное количество различных метрик, которые обещают выдающиеся результаты и достижение всех поставленных перед бизнесом целей.

В материале расскажем о Warehouse Management System (системе управления складом), которая пользуется наибольшей популярностью среди операторов. А также поделимся рекомендациями по её внедрению.

Что такое WMS

Аббревиатурой WMS (Warehouse Management System, с английского переводится как система управления складом), обозначают программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать весь цикл работы склада. При этом система управления с помощью инструментов существенно упрощает и улучшает систему логистики на всех этапах. Например:

приём товара (автоматизируется оформление поступающей продукции, что приводит к значительной экономии времени);
анализ остатков (производится проверка и формирование перемещений, а также появляется возможность установить/снять резерв на конкретный товар);
учёт товара по группам (появляются актуальные сведения о количестве, которые помогают оперативно решать вопросы перегрузки);
соответствующий документооборот;
сборка, комплектация и отгрузка товаров;
полная автоматизация позволяет расширить возможности контроля и помогает отслеживать товар по следующим запросам: товарный код, серийный номер, штрих-код, срок годности;
упрощённая инвентаризация ТМЦ на складе;
рациональное использование рабочей силы.

Отличительная черта WMS от других систем состоит в том, что она может интегрироваться с другими программными обеспечениями и бизнес-приложениями. Это даёт возможность оптимизировать все процессы в компании.

Как правило, WMS-системы используются, чтобы эффективно управлять инвентарным, пространственным, трудовым и капитальным инструментами на складских помещениях и в распределительных центрах.

Функции WMS-системы

Главным предназначением системы является автоматизация складской работы на всех этапах. Это увеличивает продуктивность, существенно ускоряет выполнение работы и, соответственно, повышает производительность организации в целом.

Товарная приёмка

Правильное функционирование программного обеспечения зависит от заранее настроенных бизнес-процессов. Это является обязательным пунктом при реализации любой операции (включая приёмку товара). В программе её можно настроить под конкретные требования пользователя, но при этом главная задача системы будет неизменной — обеспечение приёма с низким количеством ошибок.

Учёт товара

WMS отлично справляется с товарным учётом, предоставляя персоналу актуальные данные о количестве товара и минимизируя риск «захламления» территории склада лишним грузом. За счёт грамотного распределения и хранения запасов обеспечивается рациональное использование пространства и стабильное функционирование склада.

Оптимизация процесса хранения

Система даёт возможность прогнозировать сохранность различных товаров, учитывая их характеристики (например, массу или востребованность). Поэтому удаётся организовать процесс так, чтобы товары, которые пользуются высоким спросом или большегрузные размещались ближе к месту отгрузки. Таким образом, своевременный учёт многообразия факторов позволяет значительно повысить производительность.

Управление персоналом

Оптимизация управления складским помещением позволяет оптимизировать число штатных сотрудников. При этом необходимо понимать, что этот процесс возможен исключительно при сокращении частоты товарной инвентаризации. Внедрение программы даёт возможность проводить её без вмешательства в основные рабочие моменты.

Управление погрузкой и разгрузкой

С помощью WMS-системы осуществляется:

приём товара через автоматическое считывание идентифицирующих этикеток либо радиометок;
печать штрихкодов и их размещение на товар;
выполнение проверок документации и выявление несоответствий в фактической информации о грузе;
автоматическое открывание и закрывание ворот;
комплектация на конвейер.

Документооборот

После внедрения системы у компании появляется возможность автоматизации большинства складских процессов. При этом практически устраняется бумажный документооборот, который требует большого количества человеческих ресурсов. Актуальная информационная база становится доступной для всех пользователей, за счёт чего достигается высокая скорость и отличный результат.

Комплектация и отгрузка

Программа даёт возможность проводить высококачественный с учётом современных стандартов, используя методики FIFO, FEFO и другие.

Обслуживание клиентов

Высокоскоростная информационная обработка и минимизация ошибок позволяет качественно обслужить значительно больше клиентов. В итоге удаётся существенно повысить конкурентоспособность компании, расширить клиентскую базу, заслужить доверие покупателей и, соответственно, увеличить прибыль.

Управление складом и контроль

Комплексное отслеживание продукции по ряду характеристик позволяет организовать более слаженную работу коллектива. Также программа значительно облегчает решение вопросов по возврату и гарантии.

Отчётность

Внедрение системы и использование базы данных даёт возможность формировать отчётность даже в стандартных версиях. При этом основным отличием системы считается возможность смены метода предоставления информации, благодаря чему можно своевременно получать разного вида отчёты.

Преимущества WMS-системы

Чёткая и надёжная система управления складом важна для любого динамично развивающегося предприятия. Она помогает сэкономить не только время и средства, но и повышает эффективность большинства бизнес-процессов. У WMS есть пять основных преимуществ:

Увеличение операционной эффективности. WMS автоматизируют и оптимизируют складские процессы в полном объёме — от входящих и исходящих поставок до повышения эффективности, оптимизации операций и обработки разных объёмов товаров. Это существенно сокращает количество ошибок при комплектовании и отгрузке продукции и ликвидирует вероятность дублирующихся и ненужных операций. Помимо этого система делится данными с ERP и программами по управлению перевозками. Что в совокупности позволяет достичь полного обзора операций, в том числе и за пределами склада, помогая тем самым ускорить процесс перемещения товаров.
Уменьшение отходов и затрат. В случае хранения на складе товаров с ограниченным сроком или скоропортящихся продуктов решения WMS дают возможность определить, какие позиции необходимо отгружать в первую очередь, а также те в которых требуется увеличить продажи для исключения отходов. Кроме того, система помогает использовать места на складе максимально продуктивно. Всё это позволяет сделать работу склада эффективной и значительно экономит время и деньги.
Точность запасов в реальном времени. Собирая данные через штрихкоды, метки RFID, датчики и другие инструменты отслеживания, WMS предоставляет пользователям точную информацию о всех запасах в реальном времени. При этом система отслеживает перемещения продукции по складу и за его пределами. Такая прозрачность повышает точность прогнозирования спроса и помогает своевременно реализовывать запасы, а также улучшает отслеживаемость продукции. Это крайне важно в ситуациях с отзывом товара.
Оптимизация управления трудовыми ресурсами. WMS позволяет собственнику прогнозировать потребность в том или ином сотруднике, составлять рабочие графики, оптимизировать время пути в пределах склада и, соответственно, даёт возможность назначать задачи тем сотрудникам, чья квалификация и территориальная близость на данный момент оптимальны. Все эти инструменты по автоматизации и оптимизации повышают мотивацию сотрудников за счёт создания спокойной, организованной и безопасной обстановки, в которой персонал чувствует свою ценность и рациональность рабочих требований.
Улучшение коммуникаций с клиентами и поставщиками. За счёт оптимизации большинства бизнес-процессов после внедрения WMS, повышается удовлетворенность и лояльность клиентов, соответственно, повышается имидж бренда. А отношения с поставщиками улучшает сокращение времени их ожидания на погрузочных площадках.

Основным преимуществом внедрения WMS можно назвать использование эффективных алгоритмов для функционирования склада и снижение затрат.

Как работает WMS

Системы WMS включают в себя не только специализированное ПО, но и применения специального оборудования. В основном речь идёт о терминалах сбора данных. Это аппараты, которые распознают QR-коды и RFID-метки на товаре. Для реальной оптимизации процессов терминалы должны быть непрерывно на связи с сервером, чтобы передавать актуальную информацию. Затем система её анализирует и помогает принимать верные решения.

Стандартная архитектура складской системы состоит из:

Интерфейс: приложение, с которым непосредственно взаимодействуют пользователи путём внесения данных.
База данных: весь пул информации, которая хранится на сервере. Именно к этой части обращается программа в случае поступления запросов от пользователей.
Бизнес-логика: подпрограммы, в которых прописаны алгоритмы для обработки клиентских запросов и решения типовых задач по автоматизации рабочих процессов склада.

Виды WMS

Выделяют три основных варианта решений WMS: автономное, облачное и встроенное в ERP. У каждого вида свои преимущества и недочёты. Какой выбрать — зависит от условий и особенностей конкретной компании.

Автономные WMS. В этом случае ПО развёртывается в организации с использованием имеющегося оборудования. Такие решения предлагают много возможностей в настройках, хотя и не самых бюджетных. При этом увеличивается контроль данных. Однако стоит учитывать, что стоимость покупки и установки такой системы значительно выше, чем других видов. Также немаловажное уточнение: после покупки и установки обслуживание, обновление и прочие расходы полностью несёт компания и внутренние сотрудники. А с учётом, что любая система устаревает и со временем будет всё сложнее интегрировать её с другими платформами.
Облачные WMS. Этот вид разворачивается гораздо быстрее и с минимальными предварительными затратами. Облачные решения обеспечивают максимальную гибкость для поддержки, например, сезонных товаров. К тому же их гораздо проще масштабировать при росте предприятия и интегрировать, а за счёт регулярных обновлений быстрее проходит освоение инноваций в управлении складами. Помимо этого, поддержка ложится не на плечи внутренних сотрудников, что немаловажно.
Интегрированная система ERP и WMS на базе SCM. Существуют системы, которые разрабатываются как отдельные модули или приложения для последующей интеграции с платформами ERP. Главное их достоинство — простота интеграции с другими областями бизнеса: учёт, отчётность, аналитика. Благодаря такому подходу у бизнеса появляется полное представление о логистике и прозрачность всех этапов прохождения товара на складе.

Как выбрать WMS-систему

Прежде чем сделать выбор в пользу конкретной системы WMS необходимо определиться какие задачи вы хотите решить с её помощью. Для этого нужно проанализировать цели и приоритеты использования программного обеспечения (ПО) и составить подробную схему работы склада на текущий момент. После этого у вас появится понимание какая система подходит бизнесу и на какие особенности стоит обратить пристальное внимание.

При этом стоимость системы зависит от её класса:

Адаптируемые. Это те системы, которые дают возможность корректировать логику обработки данных и изменять алгоритмы отдельных действий. Такие системы идеальны для крупных складов, где хранятся десятки тысяч различных наименований продукции.
Конфигурируемые. Они содержат предустановленные алгоритмы обработки. Однако пользователь может самостоятельно выбирать способы реализации практически всех рабочих процессов склада.
«Коробочный» вариант. Самый негибкий вариант системы, который не предполагает внесения изменений в логику работы и алгоритмы. Зато это самая бюджетная разновидность WMS, однако стоит учитывать, что подходят «коробочные» варианты исключительно для мелких складов, которые не планируют масштабироваться. Подстроить такую систему под крупный склад собственнику не удастся.

Прежде чем сделать выбор в пользу одного из вариантов системы WMS, стоит определиться с перспективами бизнеса: планируете ли вы его масштабировать и какими видите перспективы. Именно от этого будет зависеть какой вариант системы вам подойдёт.

Заключение

WMS — это эффективное решение по оптимизации всех этапов работы склада, когда руководитель может контролировать не только процесс перемещения товара, но и оценивать общую функциональность.

Однако стоит учитывать, что перед внедрением системы необходимо проанализировать текущее положение дел, оценить потребности склада и актуализировать цели. Только после этого стоит приступать к выбору системы WMS, которая при таком подходе значительно расширит возможности вашей организации и позволит эффективно развиваться.

Что такое WMS-система управления складом, как ее выбрать и внедрить: полное руководство