Что такое отказное письмо для маркетплейса и как его получить

Маркетплейс или покупатель имеет право в любой момент запросить у продавца документы на продукцию. Для разных категорий товаров требуются свои бумаги. В статье расскажем об отказном письме, а в конце вы найдёте инструкцию по его оформлению.

Что такое отказное письмо

 Отказное письмо — это документ, который подтверждает, что товар не нуждается в обязательной сертификации или декларировании соответствия по системе ГОСТ Р. Отказное письмо — официальное подтверждение надлежащего уровня качества и безопасности для людей, животных и экологии. Такие письма предоставляются по требованию в таможенные службы, а также деловым партнёрам и контролирующим органам. Документ существенно упрощает импорт товаров. Нельзя путать отказное письмо с разрешением бренда на торговлю.

 Отказные письма, бывают нескольких видов: 

1. Для торговли: именно их запрашивают маркетплейсы, подтверждают, что товару не нужна сертификация.

2. Для таможни: позволяет ввозить товары на территорию нашей страны без сертификата и декларации.

3. Для МЧС: подтверждают соответствие товара требованиям пожарной безопасности и избавляют от необходимости оформления пожарного сертификата.

4. Для Роспотребнадзора: гарантируют санитарно-эпидемиологическую безопасность товара.

 Фактически они мало чем друг от друга отличаются. Маркетплейсы обычно запрашивают письма для торговли. Чтобы предоставить его, у селлера есть три дня. 

 Запросить отказное письмо можно у производителя. Оформить его может самозанятый, ИП, ООО. Порядок для всех будет един. Надо иметь в виду, что для самозанятых есть нюанс, так как юридически оформление документов на товар для этой категории предпринимателей не совсем корректно. На деле же получателем указывают ФИО и адрес, без указания ОГРНИП. Но это единственное различие. 

Для каких товаров нужно отказное письмо

 Чтобы понять, понадобится декларация соответствия, сертификат или хватит отказного письма, нужно проверить наличие товара в Постановлении Правительства РФ №2425. Если товара в перечне нет, то можно ограничиться отказным письмом. Вот наиболее популярные среди покупателей маркетплейсов товары:

Как оформить отказное письмо самостоятельно

 Вопрос актуален для тех, кто торгует продукцией собственного производства или импортными товарами. Чтобы оформить письмо, нужно обратиться в специализированный аккредитованный центр. Лицензию на работу такие центры получают у государства, полный список можно найти здесь. При обращении в большинство центров нужны будут документы:

• заявление по форме центра;

• реквизиты, название, юридический адрес ИП, ОГРН, ИНН;

• техническое описание продукции, которое будет указано на маркетплейсе;

• идентификационные коды товара: ТН ВЭД (товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности Евразийского союза, номер — десять цифр) и ОКПД 2 (общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности);

• контракт, если товар импортный.

 Лучше всего предварительно позвонить в центр и уточнить список документов и другие нюансы, включая цену на услугу. Обычно оформление отказного письма стоит от 3 000 до 8 000 рублей и занимает до двух дней. Цены могут очень сильно отличаться. Поэтому чтобы выбрать оптимальный вариант, следует обратиться сразу в три или четыре центра. 

 Если вы перепродаёте продукцию, то отказное письмо предоставляет производитель.

Сколько товаров можно указать и на  какой срок выдают отказное письмо

 Вы можете указать неограниченное количество товаров даже разных категорий в одном письме. Аккредитованный центр может ставить рамки по количеству позиций или запрашивать дополнительную плату. Продавец вправе обратиться в другой центр. 

 Обычно отказное письмо оформляют на год. Можно заказать бессрочное отказное письмо. Большинство предпринимателей, которые не убирают товар из ассортимента подолгу, поступают именно так. Новое письмо придётся оформлять, если в Перечне Продукции №2425, Технических регламентах или данных продавца появятся изменения.

Как выглядит отказное письмо

 Чёткого регламента на законодательном уровне для оформления письма нет. Обычно предприниматели отталкиваются от формы, которую предоставляет аккредитованный центр. 

Отказное письмо для маркетплейса должно содержать следующую информацию:

1. Название и контактные данные ИП, ООО или ФИО и адрес самозанятого.

2. Номер и дата выдачи письма.

3. Указание на то, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию в рамках технических регламентов Таможенного союза или ГОСТ Р.

4. Коды ТН ВЭД и наименование товаров (всех позиций).

5. Обоснование отсутствия необходимости сертификации (например, использование товаров только для личных нужд, безопасность для людей и окружающей среды).

6. Срок действия письма.

7. Ссылки на нормативные документы, в соответствии с которыми было выдано письмо.

8. Дополнительные сведения и комментарии при необходимости.

Что если не оформлять отказное письмо?

 С точки зрения закона, продавцы не обязаны оформлять отказные письма. Но в оферте любого маркетплейса есть пункт, согласно которому продавец обязан предоставить отказное письмо. Площадка может в любой момент запросить письмо, если на товар поступило много жалоб или запрос от органов контроля. Пока идёт выяснение обстоятельств, карточка товара будет заморожена, товар нельзя будет перевозить через границу. А если писем не будет у большинства товаров, маркетплейс может заблокировать весь магазин до тех пор, пока документы не будут предоставлены. Также маркетплейсы могут штрафовать продавцов, которые не предоставили документы на товар. Поэтому лучше начинать торговлю с готовыми отказными письмами ради собственного спокойствия и прибыли.

Заключение

 Отказное письмо — сопроводительный документ к товару. Оформить его могут ИП, ООО и самозанятые. Для этого нужно:

1. Убедиться, что товар не нуждается в оформлении сертификата или декларации соответствия.

2. Подать заявление в аккредитованный центр.

 Оформлением письма лучше заниматься заранее, чтобы избежать блокировок и штрафов со стороны маркетплейса.