Что такое почтовый сервер: для чего нужен и как правильно настроить?

Если вы когда-нибудь отправляли письма почтой, то знаете, как устроен этот процесс: вкладываете письмо в конверт, пишите адрес и относите в отделение почты. Там письма сортируют и везут адресату.

Электронная почта работает по схожему принципу — здесь всё зависит от почтового сервера. Его задача: принимать, хранить, сортировать и отправлять письма так, чтобы они доходили до адресата быстро и без ошибок.

В статье рассказываем как работает почтовый сервер, какому бизнесу он необходим и как выбрать самый безопасный.

Как работает почтовый сервер

1. Вы отправляете письмо — например, с адреса ivan@вашакомпания.рф на alex@другаякомпания.рф. Ваш почтовый клиент отправляет письмо, исходящий почтовый сервер получает его, проверяет, правильно ли указан адрес получателя. Он смотрит на домен (часть после «@») и находит сервер получателя через DNS (это как телефонная книга интернета). Когда вы ошибаетесь с адресом, ваш сервер тут же присылает вам письмо, что сообщение не может быть доставлено.

2. Сервер кодирует сообщение для отправки, он использует специальные протоколы шифрования (SSL/TLS), которые превращают текст электронных писем в закодированный сигнал. Благодаря этому перехватить и прочитать ваше сообщение при передаче через интернет практически невозможно.

SSL/TLS — это защитные протоколы, которые шифруют данные при передаче между сервером и устройством пользователя. Они обеспечивают конфиденциальность и предотвращают перехват информации.

Проще говоря: это технология, которая превращает ваши данные в «тарабарщину» для злоумышленников, но оставляет читаемыми для получателя.

3. Письмо доставляется — если всё настроено правильно, оно попадает во «входящие» адресата. Здесь сервер проверяет сообщение на наличие вредоносных программ и подлинность сертификатов. Когда получатель письма вводит свой логин и пароль сервер его «опознаёт» и даёт доступ к его входящим сообщениям.

Чтобы электронная почта работала по этой схеме, не случалось сбоев и проникновений вредоносных программ, нужно правильно настроить сервер: подключить домен, защитить от спама, обеспечить резервное копирование. Это требует времени и технических знаний.

Хорошая новость: если вы открываете интернет-магазин и хотите, чтобы письма отправлялись с вашего домена (например, info@вашмагазин.рф), команда inSales возьмёт эту задачу на себя. Вам не придётся разбираться в тонкостях настройки — мы сделаем всё под ключ: и магазин, и почту. Вы сможете сосредоточиться на бизнесе, а не на технических деталях.

Какие задачи решает почтовый сервер?

Приём и отправка писем — как обычных, так и массовых (например, рекламные рассылки клиентам).
Защита от спама и вирусов — фильтрует ненужные и опасные сообщения.
Хранение писем — даже если ваш компьютер сломается, вся переписка останется на сервере.
Синхронизация между устройствами — письма будут доступны и на телефоне, и в ноутбуке, и в веб-версии почты.
Работа с доменной почтой — создаёт профессиональные адреса, что повышает доверие клиентов.

Протоколы электронной почты

Все почтовые серверы применяют специализированные протоколы — набор строгих правил, регулирующих процесс обмена информацией. Основные протоколы, используемые в системах электронной почты:

SMTP — этот протокол предназначен для отправки исходящей корреспонденции на почтовый сервер. Он отвечает за передачу сообщений от отправителя к получателю через сеть.
POP3 — задача этого протокола состоит в получении писем с почтового сервера и доставке их конечному пользователю. POP3 использует локальное хранилище для хранения полученных сообщений.
IMAP — этот протокол также позволяет получать почту с сервера, но действует по другому принципу. IMAP оставляет все письма на сервере, обеспечивая доступ к ним в любое время и с любого устройства.

Как создать корпоративную почту?

Бесплатный сервис почты

Это обычные почтовые ящики, например, Gmail или Mail.ru, но с «брендированным» адресом (например, ivan.ivanov@gmail.com).

Плюсы:

Бесплатно.
Просто зарегистрировать — нужен только телефон.
Удобный интерфейс и встроенные инструменты (календарь, облако).

Минусы:

Не солидно — адрес привязан к публичному сервису (@gmail.com, а не @вашакомпания.рф)
Ограничения по безопасности — нет полноценного шифрования.
Риск блокировки — почту могут заблокировать из-за массовых рассылок.

Как создать:

Зарегистрируйте аккаунт на выбранном сервисе.
В настройках укажите имя отправителя как вашу компанию (например, «Иван Иванов → ООО Ромашка»).

Кому подойдёт: ИП или небольшим командам на старте, когда бюджет ограничен.

Почта на корпоративном домене

Это профессиональная почта с вашим доменом (например, info@вашакомпания.рф). Вы можете приобрести почтовый хостинг, который будет включать: сервер, интерфейс и защиту от вирусов.

Плюсы:

Солидный имидж — клиенты видят ваш бренд в адресе.
Гибкость — возможность создать любое количество ящиков.
Защита — встроенные антиспам и шифрование.

Минусы:

Сложность настройки — могут понадобиться услуги специалистов.
Управление доступом — у уволенных сотрудников могут сохраниться пароли и доступы к почте.
Невозможность повлиять на работу — если у сервера возникнут какие-то технические трудности, вы ничего не сможете с этим сделать.

Как создать:

Купите домен (например, в Reg.ru).
Подключите почтовый сервис, исходя из потребностей бизнеса.
Настройте нужные функции (инструкция будет в сервисе).

Кому подойдёт: малому и среднему бизнесу, который хочет профессиональную почту с большим количеством ящиков без сложного администрирования.

Собственный почтовый сервер

Это сервер, который полностью принадлежит вашей компании и хранит почту на ваших мощностях или в арендованном дата-центре.

Плюсы:

Максимальная безопасность. Полная настройка защиты: шифрование данных, антиспам и антивирусы. Ваша переписка останется конфиденциальной.
Полный контроль. Вы сами управляете сервером без посредников — никаких ограничений со стороны сторонних сервисов.
Гибкость настроек. Выбирайте любое ПО, настраивайте параметры под свои задачи и добавляйте нужные функции.
Удобное администрирование. Самостоятельно регулируйте мощность сервера, объём хранилища и сроки хранения писем.
Надежность. При грамотной настройке сервер работает стабильно с минимальным риском сбоев.

Минусы:

Дорого — нужно оборудование и администратор.
Ответственность — если сервер упадёт почта (и часть бизнеса) перестанет работать

Как создать:

Арендуйте сервер (вам понадобится довольно мощный, с большим объёмом памяти).
Установите почтовое ПО (например, Linux).
Зарегистрируйте доменное имя.
Настройте протоколы, резервное копирование и защиту от спама.

Кому подойдёт: крупным компаниям с IT-отделом или тем, кому критична безопасность данных.

Если не хотите разбираться в технических деталях, можно делегировать настройку почты профессионалам или обратиться к сервисам по созданию интернет-магазина — например, в inSales это делают «под ключ».