Почтовый сервер: что это и как выбрать?

Если вы когда-нибудь отправляли письма почтой, то знаете, как устроен этот процесс: вкладываете письмо в конверт, пишите адрес и относите в отделение почты. Там письма сортируют и везут адресату. 

Электронная почта работает по схожему принципу — здесь всё зависит от почтового сервера. Его задача: принимать, хранить, сортировать и отправлять письма так, чтобы они доходили до адресата быстро и без ошибок.

В статье рассказываем как работает почтовый сервер, какому бизнесу он необходим и как выбрать самый безопасный.

Как работает почтовый сервер

1. Вы отправляете письмо — например, с адреса ivan@вашакомпания.рф на alex@другаякомпания.рф. Ваш почтовый клиент отправляет письмо, исходящий почтовый сервер получает его, проверяет, правильно ли указан адрес получателя. Он смотрит на домен (часть после «@») и находит сервер получателя через DNS (это как телефонная книга интернета). Когда вы ошибаетесь с адресом, ваш сервер тут же присылает вам письмо, что сообщение не может быть доставлено.

2. Сервер кодирует сообщение для отправки, он использует специальные протоколы шифрования (SSL/TLS), которые превращают текст электронных писем в закодированный сигнал. Благодаря этому перехватить и прочитать ваше сообщение при передаче через интернет практически невозможно.

3. Письмо доставляется — если всё настроено правильно, оно попадает во «входящие» адресата. Здесь сервер проверяет сообщение на наличие вредоносных программ и подлинность сертификатов. Когда получатель письма вводит свой логин и пароль сервер его «опознаёт» и даёт доступ к его входящим сообщениям.

Чтобы электронная почта работала по этой схеме, не случалось сбоев и проникновений вредоносных программ, нужно правильно настроить сервер: подключить домен, защитить от спама, обеспечить резервное копирование. Это требует времени и технических знаний.

Хорошая новость: если вы открываете интернет-магазин и хотите, чтобы письма отправлялись с вашего домена (например, info@вашмагазин.рф), команда inSales возьмёт эту задачу на себя. Вам не придётся разбираться в тонкостях настройки — мы сделаем всё под ключ: и магазин, и почту. Вы сможете сосредоточиться на бизнесе, а не на технических деталях.

Какие задачи решает почтовый сервер?

• Приём и отправка писем — как обычных, так и массовых (например, рекламные рассылки клиентам).

• Защита от спама и вирусов — фильтрует ненужные и опасные сообщения.

• Хранение писем — даже если ваш компьютер сломается, вся переписка останется на сервере.

• Синхронизация между устройствами — письма будут доступны и на телефоне, и в ноутбуке, и в веб-версии почты.

• Работа с доменной почтой — создаёт профессиональные адреса, что повышает доверие клиентов.

Протоколы электронной почты

Все почтовые серверы применяют специализированные протоколы — набор строгих правил, регулирующих процесс обмена информацией. Основные протоколы, используемые в системах электронной почты:

• SMTP — этот протокол предназначен для отправки исходящей корреспонденции на почтовый сервер. Он отвечает за передачу сообщений от отправителя к получателю через сеть.

• POP3 — задача этого протокола состоит в получении писем с почтового сервера и доставке их конечному пользователю. POP3 использует локальное хранилище для хранения полученных сообщений.

• IMAP — этот протокол также позволяет получать почту с сервера, но действует по другому принципу. IMAP оставляет все письма на сервере, обеспечивая доступ к ним в любое время и с любого устройства. 

Как создать корпоративную почту?

Бесплатный сервис почты

Это обычные почтовые ящики, например, Gmail или Mail.ru, но с «брендированным» адресом (например, ivan.ivanov@gmail.com).

Плюсы:

• Бесплатно.

• Просто зарегистрировать — нужен только телефон.

• Удобный интерфейс и встроенные инструменты (календарь, облако).

Минусы:

• Не солидно — адрес привязан к публичному сервису (@gmail.com, а не @вашакомпания.рф)

• Ограничения по безопасности — нет полноценного шифрования.

• Риск блокировки — почту могут заблокировать из-за массовых рассылок.

Как создать:

1. Зарегистрируйте аккаунт на выбранном сервисе.

2. В настройках укажите имя отправителя как вашу компанию (например, «Иван Иванов → ООО Ромашка»).

Кому подойдёт: ИП или небольшим командам на старте, когда бюджет ограничен.

Почта на корпоративном домене

Это профессиональная почта с вашим доменом (например, info@вашакомпания.рф). Вы можете приобрести почтовый хостинг, который будет включать: сервер, интерфейс и защиту от вирусов.

Плюсы:

• Солидный имидж — клиенты видят ваш бренд в адресе.

• Гибкость — возможность создать любое количество ящиков.

• Защита — встроенные антиспам и шифрование.

Минусы:

• Сложность настройки — могут понадобиться услуги специалистов.

• Управление доступом — у уволенных сотрудников могут сохраниться пароли и доступы к почте.

• Невозможность повлиять на работу — если у сервера возникнут какие-то технические трудности, вы ничего не сможете с этим сделать.

Как создать:

1. Купите домен (например, в Reg.ru).
   

2. Подключите почтовый сервис, исходя из потребностей бизнеса.

3. Настройте нужные функции (инструкция будет в сервисе).

Кому подойдёт: малому и среднему бизнесу, который хочет профессиональную почту с большим количеством ящиков без сложного администрирования.

Собственный почтовый сервер

Это сервер, который полностью принадлежит вашей компании и хранит почту на ваших мощностях или в арендованном дата-центре.

Плюсы:

• Максимальная безопасность. Полная настройка защиты: шифрование данных, антиспам и антивирусы. Ваша переписка останется конфиденциальной.

• Полный контроль. Вы сами управляете сервером без посредников — никаких ограничений со стороны сторонних сервисов.

• Гибкость настроек. Выбирайте любое ПО, настраивайте параметры под свои задачи и добавляйте нужные функции.

• Удобное администрирование. Самостоятельно регулируйте мощность сервера, объём хранилища и сроки хранения писем.

• Надежность. При грамотной настройке сервер работает стабильно с минимальным риском сбоев.

Минусы:

• Дорого — нужно оборудование и администратор.

• Ответственность — если сервер упадёт почта (и часть бизнеса) перестанет работать

Как создать:

1. Арендуйте сервер (вам понадобится довольно мощный, с большим объёмом памяти).

2. Установите почтовое ПО (например, Linux).

3. Зарегистрируйте доменное имя.

4. Настройте протоколы, резервное копирование и защиту от спама.

Кому подойдёт: крупным компаниям с IT-отделом или тем, кому критична безопасность данных.

Если не хотите разбираться в технических деталях, можно делегировать настройку почты профессионалам или обратиться к сервисам по созданию интернет-магазина — например, в inSales это делают «под ключ».

Популярные вопросы

Каким компаниям необходим свой почтовый сервер?

• Малым и средним предприятиям. Если у вас есть определенное количество сотрудников и вы хотите предоставить им корпоративные адреса, почтовый сервер обеспечит централизованное управление почтой.

• Большим корпорациям. Здесь почтовый сервер необходим для управления огромным количеством пользователей и почтовых ящиков.

• Компаниям с высоким уровнем конфиденциальности. Если ваш бизнес связан с передачей конфиденциальных данных, например, юристы, медики, финансовые консультанты, вам потребуется почтовый сервер для обеспечения безопасности и контроля над электронной почтой.

• IT-компаниям и стартапам. Почтовый сервер позволяет интегрировать почтовую систему с другими внутренними сервисами и приложениями.

Как узнать сервер входящей и исходящей почты?

Как узнать эти данные?

• Если вы используете почту на популярном сервисе, например, Mail.ru, можно найти эту информацию прямо на сайте почтовой службы в разделе помощи или настроек.

• Если вы пользуетесь корпоративной почтой или локальным почтовым сервером, лучше уточнить информацию у системного администратора. 

• Если вы работаете в компании, у которой собственный почтовый сервер, ваш системный администратор предоставит вам точные данные для настроек.

Как обеспечить безопасность почтового сервера?

1. Используйте шифрование. На уровне передачи данных используйте SSL/TLS для шифрования соединений. Это защитит ваши сообщения от перехвата хакерами.

2. Проверьте настройки аутентификации. Внедрите методы двухфакторной аутентификации для дополнительного уровня защиты учётных записей пользователей. 

3. Убедитесь, что ваш сервер и операционная система обновлены. Новые версии содержат исправления уязвимостей.

4. Ограничьте доступ к вашему серверу только необходимыми IP-адресами, внедрите фаервол для фильтрации трафика.

5. Установите и регулярно обновляйте антивирусное ПО для защиты от вредоносных писем и заражений.