Какие документы нужны для работы на маркетплейсе

В наше время маркетплейсы стали неотъемлемой частью экономики, обеспечивая удобную и выгодную платформу для продавцов и покупателей. Однако для того чтобы успешно работать на маркетплейсе, необходимо знать и соблюдать определенные правила и требования. Перед выходом на популярные интернет-площадки нужно подготовить ряд документов, необходимых для работы.  

В этой статье мы рассмотрим, какие разрешительные документы на бизнес и товары нужны для работы на таких популярных маркетплейсах, как Wildberries, Ozon, «Мегамаркет», «Яндекс.Маркет» и AliExpress. Мы также обсудим, как правильно подготовить и предоставить эти документы, чтобы обеспечить успешное сотрудничество с маркетплейсами.

Дочитайте статью до конца и получите список необходимых разрешительных документов для каждого маркетплейса.

Документы для регистрации на маркетплейсе

Для того чтобы продавать на маркетплейсе, необходимо выбрать площадку для продажи. В России самыми популярными являются Wildberries, Ozon, Lamoda, «Мегамаркет», «Яндекс.Маркет» и AliExpress. Выберите ту, которая лучше всего подходит для вашего товара и целевой аудитории. Зарегистрируйтесь.

Для регистрации на площадке необходимо подготовить паспорт, ИНН и справку с платёжными реквизитами. Для продаж понадобится дополнительный пакет документов. Продавать на маркетплейсах могут индивидуальные предприниматели (ИП), самозанятые и юридические лица. На некоторых площадках будет нужно добавить в личном кабинете:

• ОГРН (основной государственный регистрационный номер) и выписку из ЕГРЮЛ (единый государственный реестр государственных лиц) — для юридических лиц;

• ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя) — для ИП.

Форма запроса выписки на сайте ФНС России

После регистрации необходимо заключить договор с площадкой. Для этого нужно изучить и принять оферту. В некоторых случаях предложение о сотрудничестве принимается автоматически, а в некоторых случаях нужно нажать кнопку «Принять» или «Согласен». После принятия оферты в течение суток маркетплейс активирует аккаунт, и вы сможете начать продавать. 

Для некоторых площадок достаточно только оферты. Для каких-то маркетплейсов необходимо заключить от одного до трёх документов: 

• договор или контракт на оказание услуг; 

• договор или регламент на оказание услуг по продвижению;

• договор или регламент по продаже товаров со своего склада и доставке маркетплейсом.

Подписание договора происходит автоматически в личном кабинете. Ничего распечатывать и ставить подпись не нужно.

Какие документы на товар нужны для продажи на маркетплейсах

Разрешительная документация. Вся продукция, продаваемая на маркетплейсах, подлежит обязательному или добровольному подтверждению соответствия качества товара. Некоторые виды продукции нельзя продавать на маркетплейсах без специальной  документации. По закону все товары должны быть безопасны для здоровья покупателей. Чтобы подтвердить безопасность товара, его проверяют и сертифицируют.

Поэтому для выхода на маркетплейсы требуются следующие разрешительные документы на товар:

• Сертификат соответствия (СС) или декларация о соответствии (ДС).  Подтверждают качество и безопасность продукции. Выдаются на основе лабораторных испытаний продукции и должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства страны, где продается товар. Сертификат соответствия получают для товаров со строгими требованиями безопасности: бытовая техника, детское питание и спортивный инвентарь. Декларация о соответствии подходит для большинства потребительских товаров: продукты питания, косметика, одежда и обувь. 

• Санитарно-гигиеническое или санитарно-эпидемиологическое заключение (СЭЗ). Документ, подтверждающий гигиеническую безопасность товара и его соответствие санитарным нормам.

• Свидетельство о государственной регистрации (СГР). Требуется для некоторых видов товаров, которые подлежат обязательной регистрации.

• Отказное письмо (ОП) или сертификат происхождения (СП). Подтверждают, что товар не требует обязательной сертификации или что он произведен в определенной стране.

• Документы на товары бренда.

• Товарно-транспортная накладная (ТТН) и счёт-фактура (СФ). Документы для оформления передачи товара от продавца к покупателю.

• Договор поставки или купли-продажи, подтверждающие отношения между продавцом и покупателем, включая условия поставки, оплаты, гарантий и ответственности сторон, а также другие документы, регулирующие отношения между продавцом и покупателем.

Как понять, какой  документ нужен для продажи? Это определяется официальным регламентом Таможенного союза от 7 апреля 2011 г. № 620 «О Едином перечне продукции, подлежащей обязательной оценке (подтверждению) соответствия в рамках Таможенного союза с выдачей единых документов» и постановлением Правительства Российской Федерации от 23.12.2021 № 2425 «Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подлежащей декларированию соответствия». Подсказать, подлежит ли продукция обязательной сертификации, может служба поддержки маркетплейса.

Если товар закупается у производителя или импортёра, заверенные копии документов о соответствии нужно получить у них. Если вы сами производите товар, документы о соответствии необходимо оформить самостоятельно в специализированном аккредитованном сертификационном центре. 

Большинство маркетплейсов не требуют загружать сразу все документы на товар. Но если покупатель запросит документы, подтверждающие качество товара, а у вас их не будет, карточку товара могут заблокировать. За продажу продукции без сертификатов продавец несёт административную ответственность. 

Маркировка. Подтверждением качества товара является маркировка. Это процесс нанесения на продукцию специальных меток, которые содержат информацию о производителе, дате изготовления, сроке годности и других параметрах. Маркировка может быть обязательной или добровольной.

Обязательная маркировка введена для контроля за движением товаров от производителя до конечного потребителя и борьбы с контрафактной продукцией. Производитель или импортёр должен зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак» и получить уникальный код для каждого товара. Этот код наносится на упаковку или товар, и вся информация о движении продукции отслеживается через систему.

На данный момент, на территории РФ обязательной маркировке подлежат следующие категории товаров:

1. Табак и табачные изделия. С 1 марта 2019 года продажа немаркированных сигарет и папирос запрещена.

2. Обувь. С 1 июля 2020 года запрещено производить, ввозить и продавать немаркированную обувь.

3. Лекарства. С 1 июля 2020 года маркировка лекарств стала обязательной.

4. Духи и туалетная вода. С 1 декабря 2020 года продажа немаркированной парфюмерии запрещена.

5. Одежда и текстиль. С 1 января 2021 года маркировка стала обязательной для некоторых видов одежды и текстиля.

6. Фотокамеры и фотовспышки. С 1 октября 2021 года продажа немаркированных товаров стала незаконной.

7. Шины и покрышки. С 1 ноября 2020 года обязательная маркировка шин и покрышек.

8. Пиво и слабоалкогольные напитки.

9. Молоко, молочная и кисломолочная продукция.

10.  Шубы.

11.  Кресла-коляски.

12.  Упакованная вода.

13.  Медицинские изделия. 

Добровольная маркировка используется для продвижения товаров на рынке, улучшения качества продукции и повышения доверия потребителей. В этом случае компания может самостоятельно выбрать систему маркировки и использовать её для своих товаров.

Правила работы с маркировкой каждого маркетплейса прописаны в оферте или договоре. Некоторые площадки не участвуют в маркировке, а некоторые допускают к продаже товары только с кодами «Честный знак». Ответственность за маркировку продукции несёт селлер. Маркетплейс сверяет коды маркировки, нанесённые на упаковку, с кодами в УПД (универсальном передаточном документе). 

Документы на бренды. Бренд  — это набор узнаваемых элементов, которые отличают один продукт от других и создают в сознании потребителей определённый образ. Бренд помогает потребителям выбирать продукты среди множества других на рынке, а также влияет на их решения о покупке.

Если вы являетесь владельцем бренда, то для продажи брендированных товаров на маркетплейсах вам потребуются следующие документы:

– свидетельство о регистрации товарного знака или патент на изобретение;
– сертификаты или декларации соответствия на товар;
– контракт с производителем или поставщиком товара;
– договор с маркетплейсом на размещение товаров;
– документы, подтверждающие легальность использования бренда (лицензионный договор, соглашение об уступке прав, информационное письмо, письмо-уведомление, сертификат официального представителя).

Если продавец не является владельцем бренда, но хочет продавать брендированные товары на маркетплейсе, ему потребуются следующие документы:

1. Контракт с владельцем бренда на использование товарного знака.

2. Сертификаты и декларации соответствия на товар.

3. Контракт с производителем или поставщиком товара.

4. Договор с маркетплейсом на размещение товаров.

Кроме того, необходимо получить разрешение от владельца бренда на использование его товарных знаков и других обозначений. Обычно такое разрешение оформляется в виде лицензионного договора.

Некоторые продавцы идут на различные хитрости или уловки, чтобы сократить расходы на сертификацию и упростить процесс получения документов. Например, используют сертификацию в складчину.

Сертификация в складчину — это схема, при которой несколько производителей или импортеров объединяют свои ресурсы для получения сертификатов или деклараций соответствия на свою продукцию. Однако участие в такой схеме может привести к некоторым рискам для продавцов. 

Во-первых, это может нарушить правила и требования законодательства, так как сертификаты и декларации должны быть получены на каждый товар отдельно. Во-вторых, это может привести к потере доверия покупателей, так как они могут заподозрить продавца в обмане или продаже некачественной продукции. В-третьих, это может вызвать проблемы с контролирующими органами, так как нарушение правил сертификации может привести к штрафам и другим санкциям.

Как происходит обмен документами продавцов с маркетплейсами

Обмен документами между продавцами и маркетплейсами происходит через систему электронного документооборота (ЭДО) и личные кабинеты продавцов на сайтах маркетплейсов. 

Для электронного документооборота необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в федеральной налоговой службе, зарегистрироваться на сайте оператора ЭДО и сообщить контрагенту, с каким оператором вы работаете.  Электронные документы не нужно распечатывать, сканировать и подписывать. Подписанные КЭП они имеют юридическую силу и подходят для сдачи в ФНС. Подробнее об ЭДО читайте в нашей статье.

Некоторые продавцы, работающие по FBS, могут работать без ЭДО. Продавцы загружают необходимые документы (акты, накладные, сертификаты, лицензии, договоры и т. д.) в своём личном кабинете, после чего они становятся доступными для проверки со стороны маркетплейса. 

В случае возникновения вопросов или замечаний со стороны маркетплейса продавец может внести изменения или предоставить дополнительные документы по запросу. После проверки документов маркетплейс подтверждает их соответствие требованиям и начинает обработку заказов продавца.

Каждый маркетплейс устанавливает собственные правила работы с документами. Рассмотрим особенности документооборота на крупнейших онлайн-площадках страны.

Как маркетплейсы работают с документами

Wildberries

Документы на бизнес. Независимо от того, самозанятый вы, ИП или юридическое лицо, их загружать на маркетплейс не нужно. Все данные ВБ проверит по вашему ИНН.

Документы на товар. Не нужно их загружать в личный кабинет продавца. Но держите их под рукой. По запросу покупателя или маркетплейса вы тут же должны предоставить необходимые бумаги.

Документы на бренд. Wildberries не проверяет документы на бренд. Однако в случае получения жалоб от владельцев бренда или покупателей маркетплейс может запросить разрешающие документы на продажу товаров под чужим товарным знаком. 

Коды маркировки. Способ передачи кода зависит от способа поставки товара и от модели сотрудничества с площадкой.

При работе по FBО продавец создает универсальный передаточный документ (УПД) и передаёт его по ЭДО. После продажи товара код изымается Wildberries из обращения.

При работе по FBS передавать код маркетплейсу не нужно. Продавец указывает коды в своём личном кабинете до сбора заказа и снимает их с продажи при отгрузке товара. Wildberries указывает коды, которые необходимо снять с продажи, в Отчёте о снятых с продажи КИЗ раздела «Торговая площадка». 

Как обмениваться документами с маркетплейсом

У Wildberries меньше требований к ЭДО, поэтому предприниматели, работающие без НДС, могут обмениваться документами в специальном кабинете на сайте маркетплейса. ЭДО помогает ускорить обмен документами, но оформление документов должно соответствовать требованиям маркетплейса. В пункте погрузки робот проверяет документы и решает, принять их или нет.

Продавцы, которые продают товары, подлежащие обязательной маркировке, или продают товары за границу с НДС, обязаны использовать ЭДО. Для тех, кто работает без ЭДО, маркетплейс отправляет подписанные электронной подписью документы в личный кабинет. Однако некоторые продавцы сталкиваются с проблемой, что маркетплейс ничего не отправляет. В таких случаях они могут запросить документы в службе поддержки площадки.

Ozon

Документы на бизнес. Продавать на площадке могут самозанятые, ИП и юридические лица. При регистрации необходимо загрузить оригиналы документов в формате PDF, JPEG или PNG размером до 32 МБ. Самозанятые предоставляют паспорт и ИНН, ИП загружают паспорт, ИНН, свидетельство о регистрации и выписку из ЕГРИП, юридические лица загружают ИНН, выписку из ЕГРЮЛ и учредительные документы.

Документы на товар. На площадке можно продавать продукцию без сертификатов качества, если она не входит в перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации. Сертификаты на такие товары можно не загружать, но по требованию маркетплейса их необходимо предоставить в указанный срок.

Если продукция входит в перечень товаров с обязательным подтверждением качества, то на маркетплейс обязательно нужно загрузить сертификаты или декларации о соответствии. В перечень таких товаров входят БАДы, спортивное питание, экспресс-тесты, детские удерживающие устройства и детское питание, медицинские изделия, парафармацевтика, фотоэпиляторы и пиротехнические изделия.

Документы на бренд. Их можно не загружать, если они отсутствуют в перечне товаров, подлежащих проверке. Ознакомиться с перечнем можно в личном кабинете в разделе «Товары и цены» → «Документы на бренд»→ «Сертифицируемые бренды».

Коды маркировки. Для продажи маркированного товара продавец должен быть зарегистрирован в системе Честный знак. При работе по FBO продавец формирует УПД, в котором указывает код маркировки в виде КИЗ (контрольного идентификационного знака). После продажи товаров продавец убирает КИЗ из оборота.

При работе по FBS коды маркировки необходимо указывать в личном кабинете при сборке заказа. При работе по realFBS код маркировки можно передать через приложение Ozon Seller: ввести код вручную или отсканировать с помощью камеры.

Как обмениваться документами с маркетплейсом. Ozon передает и принимает документы через ЭДО для продавцов, работающих по системе FBO, а также для продавцов, продающих маркированные товары и ювелирные изделия. Другие продавцы могут продавать через Ozon без ЭДО.

ЭДО не работает без электронно-цифровых подписей (ЭЦП), а ЭЦП работает только на оперативной системе Windows. Это нужно учесть при покупке оборудования для ЭДО. На сегодняшний день Озон работает с двумя операторами ЭДО. Это Контур.Диадок и СФЕРА Курьер (СберКорус). При работе с другими операторами необходимо настроить интернет-соединение через службу поддержки вашего оператора ЭДО. 

«Яндекс.Маркет»

Документы на бизнес. Продавать на «Яндекс.Маркете», как и на других маркетплейсах, могут самозанятые, индивидуальные предприниматели и юридические лица. Самозанятым необходимо загрузить скан или фотографию первой страницы паспорта. Ваше фото и паспортные данные должны быть хорошо видны.

ИП и организациям достаточно указать ИНН. Оригиналы и копии документов загружать на площадку не нужно.

Документы на товар. В зависимости от категории товара, продаваемого на маркетплейсе, вам понадобятся разрешительные документы: сертификаты или декларации соответствия. Документы необходимо загрузить в личный кабинет, чтобы подтвердить качество продаваемых товаров и защитить покупателей от покупки контрафактной продукции.  

Перечень товаров, для которых нужно загружать разрешающие документы, указан в «Яндекс Справке» в разделе «Главное о Маркете» во вкладке «Что можно продавать». В основном это продукты, продовольственные товары, товары для детей, животных, дома и красоты. Поэтому на площадку загружаются декларация о соответствии, сертификат соответствия или свидетельство о государственной регистрации. Самозанятые могут продавать продукцию, не требующую лицензии и не подлежащую сертификации и обязательной маркировке. 

Документы на бренд. В случае, если вы являетесь владельцем бренда и продаёте свои товары на марктплейсе, в личный кабинет «Яндекс.Маркета» необходимо загрузить подтверждающие документы на бренд. Список документов перечислен в «Яндекс Справке»: в разделе «Ваш ассортимент» во вкладке «Управление брендом».

Если вы не являетесь правообладателем или в кабинете указано не то же юридическое лицо, что в документах на бренд, то вам нужно загрузить гарантийное письмо от правообладателя. Оно даёт исключительное право на использование товарного знака. 

Коды маркировки. Продавец самостоятельно сканирует коды единиц товаров и передаёт маркетплейсу в виде текстовых строк. При продаже по FBY коды передаются при поставке товаров. При продаже по FBS, «Экспресс» или DBS коды передаются во время обработки заказов.

Как обмениваться документами с маркетплейсом. «Яндекс.Маркет» работает как при помощи ЭДО, так и без него. ЭДО для этой площадки осуществляет всего два оператора: «Контур.Диадок» и СБИС.  Если продавец работает с другими провайдерами, ему придётся перезаключить договор и работать именно с указанными операторами ЭДО. 

При работе с бумажными документами они отправляются почтой России или курьером. Следует учесть, что отправка почтой занимает долгое время. С 1 января 2024 года товары, подлежащие обязательной маркировке, нельзя будет продавать на «Яндекс.Маркете» без ЭДО.

«Мегамаркет»

Документы на бизнес. Стать продавцом на «Мегамаркете» могут самозанятые, ИП и зарегистрированные юридические лица. Самозанятые могут продавать только товары собственного производства. На площадку продавцы загружают разные документы.

Документы на товар. Для некоторых категорий продукции обязательно загружать на площадку документы, подтверждающие качество и подлинность: сертификаты и декларации соответствия. Так, разрешительная документация нужна при продаже товаров, подлежащих обязательной сертификации и маркировке.

Документы на бренд. «Мегамаркет» не требует подтверждающие документы на регистрацию и использование товарного знака.

Коды маркировки. Коды маркировки товаров, подлежащих обязательной маркировке, преобразуют в формат DataMatrix и наносят на индивидуальную потребительскую упаковку товара. При условии, что товар продаётся комплектом, код маркировки наносится на упаковку из нескольких товаров. Маркирует товары сам продавец.

Как обмениваться документами с маркетплейсом. Площадка работает с оператором ЭДО «Контур Диадок». При этом обмен документами может происходить с любым оператором ЭДО, имеющим роуминг с этой системой.

Бумажный документооборот тоже осуществляется. Продавец платит за это 1500 рублей за каждый отчётный период. Документы в бумажном виде предоставляются маркетплейсу. Плата взимается в случае продаж в отчётном месяце.

AliExpress

Документы на бизнес. Продавать на площадке могут самозанятые, индивидуальные предприниматели и юридические лица. Самозанятые могут оформить один магазин, а ИП и ООО — до трёх. Вид загружаемых документов зависит от вида документооборота и формы бизнеса. 

Электронный документооборот осуществляется через Диадок. В личном кабинете Диадок продавец принимает приглашение, скачивает шаблон контракта. Создаётся исходящий документ Заявление-оферта продавца, который подписывается электронной подписью и отправляется. 

При бумажном документообороте:

• самозанятые скачивают заявление, распечатывают его, подписывают, сканируют и загружают обратно. Делают селфи с первым разворотом паспорта, загружают его и сканированный паспорт в личный кабинет. Также загружают справку о постановке на учёт плательщика НПД. Отправляют документы на проверку.

• индивидуальные предприниматели скачивают заявление, распечатывают его, подписывают, сканируют и загружают обратно. Делают селфи с первым разворотом паспорта, загружают его и сканированный паспорт в личный кабинет. 

• ООО скачивают заявление и распечатывают. Если заявление подписывает генеральный директор, оно сканируется и загружается на площадку в формате JPG, PNG, PDF размером  не более 5 МБ. Если заявление подписывает лицо, замещающее гендиректора, то дополнительно загружается генеральная доверенность.

Документы на товар. Товары, подлежащие обязательной маркировке в системе «Честный знак», должны иметь разрешительные документы на продукцию - сертификат или декларацию о соответствии. 

Документы на бренд. Можно продавать бренд, который уже есть на маркетплейсе, или создать свой. Для брендов, которым необходимы подтверждающие документы, рядом с названием в строке появится запись «Нужно подтверждение». К разрешительным документам на бренд относятся: письмо от владельца бренда, свидетельство о регистрации товарного знака или договор с правообладателем товарного знака. 

Коды маркировки. Способ передачи кодов зависит от вида документооборота и способа хранения товара. При передаче товара на склад маркетплейса коды передаются в УПД через ЭДО, а после продажи маркетплейс выводит их из продажи.  При продаже по FBS коды из оборота выводит продавец в личном кабинете системы «Честный знак».

Как обмениваться документами с маркетплейсом. Электронный документооборот осуществляется через Диадок. В случае работы с другим оператором ЭДО подключается через роуминг путём создания обращения в личном кабинете Али экспресс. 

При бумажном документообороте архив документов скачивается в личном кабинете, распечатывается в двух экземплярах, заверяется подписью и печатью. Пакет документов отправляется почтой или курьером в офис AliExpress Россия.

Заключение

Для работы на таких  популярных маркетплейсах, как Wildberries, Ozon, «Яндекс.Маркет» и других, не требуется предоставлять большой пакет документов. Основная информация  загружается на онлайн-площадку из ИНН. 

В пакет документов, необходимых для загрузки на маркетплейс, входят сертификаты и декларации о соответствии на продукцию, документы, подтверждающие происхождение товара. В некоторых случаях могут потребоваться документы на бренд и коды маркировки.

Маркетплейсы осуществляют как электронный, так и бумажный документооборот. Обмен документами с маркетплейсами осуществляется через личные кабинеты продавцов.