Получите сайт "под ключ" за 20 дней: удобный функционал, современный дизайн, более
200 интеграций
для бизнеса Реклама. ООО «Инсейлс Рус»‎ ИНН 771484376 erid: 2Ranynxjx8G

Систематизация бизнеса: что это такое, как проводить и в чем польза данного подхода

Пожалуй, каждый предприниматель стремится к тому, чтобы все бизнес-процессы в его организации работали автономно, а сотрудники относились к своим обязанностям ответственно. Руководители мечтают избавиться от рутинных дел, перестать тянуть все на себе и контролировать каждый шаг подчиненных. Всего этого можно добиться с помощью автоматизации бизнес-процессов. Но часто руководители пытаются автоматизировать некую последовательность выполнения действий, даже не разобравшись в том, как это устроено. И в этом главная ошибка многих предпринимателей — без систематизации бизнеса невозможно упорядочить дела внутри организации и облегчить труд работникам. Некоторые руководители считают, что малый бизнес не нуждается в систематизации. Но это не совсем так, ведь в маленькой организации у сотрудников, как правило, очень много работы: все задачи распределяются на несколько человек, и нагрузка на работников возрастает. Поэтому можно сказать, что систематизация нужна как малому, так и крупному бизнесу.

Что входит в понятие «систематизация бизнеса»

Систематизация бизнеса — это выстраивание и структурирование всех бизнес-процессов, которые протекают в организации. Систематизация всегда направлена на то, чтобы в компании поддерживался бесперебойный режим работы. Иногда для облегчения и упрощения работы сотрудников разрабатываются новые регламенты, должностные инструкции — это тоже часть систематизации. Чтобы бизнес стал прибыльным и успешным, а руководитель перестал тащить все на себе и мог выделить время для личного и карьерного развития, требуется определенное время. Чтобы автоматизировать хотя бы часть работы, сначала нужно понять, как устроен каждый бизнес-процесс: кто в нем участвует и какие функции выполняет, кто может являться исполнителем, а кто — постановщиком задачи. Важно расписать каждый этап бизнес-процесса и проследить за тем, чтобы впоследствии автоматическое выполнение задачи было отлажено.

В зависимости от того, какие проблемы есть в компании и какие задачи стоят перед руководителем, систематизация бизнеса помогает достигать разных целей:

  • последовательное, прозрачное и организованное управление компанией;
  • сокращение/устранение рутинных дел и вопросов;
  • предотвращение текучести кадров;
  • повышение производительности труда сотрудников;
  • повышение мотивации у работников;
  • улучшение финансовых показателей компании;
  • внедрение элементов стратегического управления;
  • снижение нагрузки на руководителей отделов;
  • оцифровка бизнес-процессов и последовательность их выполнения;
  • масштабирование компании;
  • повышение уровня конкурентоспособности организации;
  • оптимизация рабочего времени каждого из сотрудников.

Систематизация бизнеса позволяет компании развиваться и работать без перебоев. Чтобы организация могла работать в автономном режиме, руководитель должен предоставить сотрудникам возможность самостоятельно принимать определенные решения и предоставить им свободу в действиях. Для этого и нужна систематизация. Если владелец бизнеса заинтересован в том, чтобы рабочие процессы внутри компании протекали без его участия и так, как это задумано, то нельзя возлагать принятие решений лишь на одного человека. Необходимо разработать правила и регламенты, опираясь на которые сотрудники будут решать задачи и принимать решения. Без систематизации внедрение новых уставов и порядков будет крайне затруднительным.

Как понять, готов ли бизнес к систематизации

Систематизация бизнеса — не такая простая вещь, какой может показаться на первый взгляд. Руководителю необходимо быть готовым к тому, что на систематизацию уйдет много времени. Чем больше сотрудников в компании, тем больше бизнес-процессов, и значит, тем дольше будет проходить систематизация. Прежде всего, нужно определиться с конечными целями, зафиксировать точку «А» и как можно подробнее расписать точку «Б». Далее нужно составить план систематизации. Для этого владелец фирмы должен ответить на несколько вопросов:

  1. Есть ли у компании бизнес-стратегия? Допускается наличие черновой стратегии развития компании. Если стратегии нет, то за основу можно взять ценности бренда, принципы работы и долгосрочные ориентиры.
  2. Насколько хорошо организована деятельность руководителя? Есть ли у руководителя доступ к важной информации?
  3. Выполняется ли регулярное копирование важных данных в организации?
  4. Может ли руководитель работать и выполнять свои обязанности без привязки к конкретным устройствам?
  5. Четко ли выстроена структура организации?
  6. Соблюдается ли в компании точный порядок подчинения? У каждого сотрудника должен быть только один непосредственный начальник, нельзя допускать перекрестной постановки задач.
  7. Грамотно ли организован процесс приема новых сотрудников и их обучение?
  8. Может ли процесс приема новых работников проходить без непосредственного участия руководителя компании?
  9. Четко ли распределяются обязанности между сотрудниками?
  10. Может ли повседневное управление компанией происходить без присутствия директора?
  11. Есть ли в организации стандарты управления, на которые новые менеджеры и руководители могут ориентироваться?
  12. Четко ли выстроена система проведения собраний и планерок? Если в компании собрании проводятся слишком часто и занимают много времени, от этого необходимо избавляться. Принятие решений должно быть быстрым и эффективным.
  13. Есть ли система отчетности для определенных сотрудников? Некоторые работники могут заполнять отчеты каждый день, другие — каждую неделю или месяц. Важно, чтобы отчеты были не для галочки, а действительно помогали выполнять задачи бизнеса и решать текущие проблемы.
  14. Разграничен ли доступ к ресурсам компании для каждого сотрудника?
  15. Налажен ли автоматический поток заявок и клиентов? Если уровень продаж зависит от личных качеств конкретного менеджера, то это срочно нужно менять. Прибыль компании никак не должна быть связана с уходом или приходом в штат «продажника».
  16. Качественно ли осуществляется обслуживание клиентов?

Ответив на все эти вопросы, предприниматель сможет понять, на каком этапе развития находится его бизнес, что можно улучшить и исправить для того, чтобы начать систематизацию и автоматизацию рабочих процессов. Полагается, что на все перечисленные вопросы должен быть только положительный ответ. Если некоторые моменты вызывают у руководителя сомнение и он затрудняется ответить на какой-либо вопрос, то лучше отложить систематизацию бизнеса до прояснения ситуации.

Как провести систематизацию бизнеса

Прежде чем проводить систематизацию, необходимо убедиться в том, что все спорные вопросы улажены, проблемные моменты устранены и все готово к изменениям. Часто бывает так, что руководитель хочет поймать двух зайцев сразу: провести систематизацию, одновременно управляя компанией и решая ежедневно рабочие вопросы. При таком подходе рано или поздно предприниматель идет на попятную: возвращается к обычной, рутинной работе и откладывает на потом принятие регламентов, разработку стратегии, выстраивание структуры и процессов. Также не следует пытаться самостоятельно систематизировать бизнес, лучше поручить это специалистам.

Этап 1. Управление потоком клиентов

Одна из важнейших составляющих бизнеса — поток клиентов. Без клиентов организация не сможет полноценно работать, прибыли не будет, руководитель не сможет выплачивать зарплату сотрудникам и закрывать другие расходы. Поэтому сначала нужно проанализировать деятельность компании за несколько месяцев по следующим показателям:

  • число входящих заявок;
  • число новых клиентов;
  • количество сделок с действующими клиентами.

Только сравнивая показатели нескольких месяцев работы можно понять, хорошо ли работают менеджеры и оценить эффективность используемых рекламных инструментов. Чтобы двигаться дальше, нужно обеспечить стабильный поток клиентов и хороший уровень прибыли в компании. Если фирма теряет в доходах или бизнес и вовсе считается убыточным, заниматься систематизацией смысла нет.

Этап 2. Постановка целей

Теперь нужно прописать цели, как долгосрочные, так и краткосрочные. Часто предприниматели пренебрегают этим советом и занимаются лишь постановкой долгосрочных целей. Но фиксирование небольших успехов и достижений тоже важно для бизнеса: масштабных изменений можно добиться, лишь шагая маленькими, но уверенными шагами. Поэтому рекомендуется прописывать цели для ответственных лиц на каждый месяц. В работу на этом этапе уже можно включать руководителей отделов и ключевых сотрудников. Также стоит прислушиваться к мнению работников, иногда на ситуацию нужно взглянуть под другим углом.

Этап 3. Проработка бизнес-процессов

Только лишь на этом этапе можно начинать собирать информацию о всех бизнес-процессах, которые происходят в компании. Делать это нужно последовательно, не спеша: начиная от ежедневных рутинных задач, заканчивая глобальными производственными вопросами. На этом же этапе следует разработать регламенты, должностные инструкции, вспомогательные материалы — все, что нужно для того, чтобы работа в организации протекала максимально продуктивно и не требовала ежедневного контроля и присутствия руководителя.

Этап 4. Структурирование

На основе написанных бизнес-процессов необходимо заново построить структуру предприятия. Это нужно сделать потому, что часто после разработки бизнес-процессов выявляются интересные моменты. Например то, что некоторые сотрудники трудятся сверх нормы, выполняя не свои обязанности а другие, наоборот, делегируют свои задачи, срывают сроки и безответственно относятся к своим обязанностям. Возможно, функции работников придется заново пересмотреть в соответствии с должностями и подразделениями. Не исключена перестановка кадров.

Этап 5. Разработка документации

В документации тоже должен быть порядок. Поэтому документы следует обновить в соответствии с изменениями. Нормативные акты, должностные инструкции, регламенты и порядок проведения каких-либо процедур — все это необходимо пересмотреть и если требуется, перевыпустить. С обновленной документацией нужно ознакомить всех сотрудников. В некоторых ситуациях может потребоваться контрольная проверка знаний работников.

Этап 6. Внедрение управленческого учета

Чтобы руководитель мог принимать правильные управленческие решения, необходимо обеспечить постоянный контроль за доходами и расходами предприятия. Обязательно нужно внедрить систему расчета себестоимости изделий, которые производит и продает компания. Также необходимо следить за деятельностью фирмы изнутри: отмечать, кто и куда вносит информацию, как эта информация распределяется в организации, есть ли база знаний для сотрудников и где она хранится. Управленческий учет также предполагает наблюдение за уровнем стресса у сотрудников и внедрение методов по его снижению.

Этап 7. Управление персоналом

Без квалифицированных сотрудников трудно будет построить успешный бизнес. Поэтому необходимо заниматься вопросами поиска и отбора кандидатов. Оформление новых работников должно происходить по определенному сценарию. Периодически рекомендуется проводить обучения для персонала, выстраивать коммуникации между начальником и подчиненными, разрабатывать способы для мотивации сотрудников и внедрять методы для поощрения. При этом важно разработать систему оценки деятельности и эффективности труда рабочих.

Этап 8. Автоматизация бизнес-процессов

Только теперь можно приступать к испытательному этапу и пробовать запускать бизнес-процессы. Важно понимать, что тестирование бизнес-процессов не может проходить быстро и без сложностей. Чтобы запустить самый простой рабочий процесс внутри организации и обеспечить автоматизированное его выполнение, потребуется много тестовых запусков и кропотливая работа разработчиков и программистов. Параллельно с тестированием можно начинать обучение отдельных сотрудников и постепенно менять модель поведения работников через новую корпоративную культуру.

Подводя итоги

Необходимость проведения систематизации бизнеса рано или поздно появляется в любой компании. Наводить порядок в сложной, запутанной схеме работы в организации — всегда непросто, особенно если систематизация не проводилась никогда и предприятие работает уже несколько лет. Но чтобы бизнес масштабировался, развивался и приносил стабильный, высокий доход, нужно что-то делать и что-то менять. Если не проводить систематизацию, то в какой-то момент руководитель поймет, что его дело стало для него обузой. А это чревато последствиями: прибыли будет все меньше, компания потеряет рейтинг, мотивация сотрудников заметно снизится и организация не сможет избежать «текучки» кадров. Чтобы такого не произошло, следует периодически проводить систематизацию и оценивать текущее состояние бизнеса с помощью советов и инструкций, приведенных в этой статье.

Подписывайтесь
на Telegram-канал
«О чём говорят селлеры»
Подписаться на канал
Создайте интернет-магазин
на платформе inSales за 1 день
Первые 14 дней бесплатно. Без ввода платёжных данных.
Возможно вам также будет интересно:

Как правильно заполнять и когда сдавать налоговую декларацию по УСН за 2023 год

13.02.2024
В современном мире ведения бизнеса упрощённая система налогообложения (УСН) стала одним из самых популярных и удобных налоговых режимов для предпринимателей...

Как продавать на Ozon со своего склада

13.02.2024
Бизнес на маркетплейсах может приносить большой доход. Но для этого нужно учесть нюансы работы с площадкой. В том числе схему...

Как продавать изделия ручной работы на маркетплейсах

31.01.2024
Практически любое хобби можно монетизировать, тем более, что мода на товары ручной работы набирает обороты. Из статьи вы узнаете, как...

Как самозанятым стать ИП

30.01.2024
Узнайте, как перейти с самозанятого на ИП, какой налоговый режим выбрать перед открытием ИП. Читайте, как самозанятому сняться с учета,...
Мы подготовили полезные материалы по запуску продаж
на маркетплейсах и в интернет-магазине
Пошаговая инструкция:
Как открыть интернет-
магазин
Скачать бесплатно
Практическое
руководство по выходу
на Wildberries
Скачать бесплатно
Подробный гайд
по запуску продаж
на Ozon
Скачать бесплатно
Создайте интернет-магазин за 1 день
Все для продаж уже внутри
Готовые шаблоны дизайна ・ Надежный хостинг ・ Помощь в продвижении ・ Поддержка 24×7 ・ Интеграции оплаты, доставки и 1С ・ 14 дней бесплатно
Продолжая пользоваться сайтом,
вы соглашаетесь с использованием cookie