Как создать дорожную карту проекта: всё, что вам нужно знать

Любой проект начинается с плана, но если задач много, то можно пропустить важную деталь или перепутать сроки. Кроме того, команда всегда должна понимать, к какому результату она стремится. Для этого создают дорожную карту. Что это такое, как и где создать, не совершая ошибок — рассказываем в статье.

Что такое дорожная карта проекта

Прежде чем начинать работу над проектом, важно убедиться, что каждый участник чётко понимает, какие перед ним стоят цели и задачи. При этом важно, чтобы изначально были оговорены сроки реализации каждого этапа и назначены ответственные. Держать в голове всю эту информацию — невозможно, поэтому разрабатывается дорожная карта проекта.

Дорожная карта — это документ, в котором чётко и наглядно описаны все основные этапы проекта, указаны сроки и прописаны ответственные лица. Дорожная карта помогает участникам осознать глобальные цели проекта и обозначить ожидаемые результаты.

Дорожная карта, или роадмап, отличается от плана. Если дорожная карта показывает «что» и «когда», например, «пересечь горный хребет к концу месяца», то план проекта детально описывает «как» и «кто». Например, «шаг 1: найти проводника, шаг 2: закупить снаряжение...».

Именно дорожная карта помогает любой сложный проект разбить на части и выполнить без лишних затрат. Например, если создаёте сайт, то можно заказать услугу «Сайт под ключ» в inSales. Вы получаете не просто команду исполнителей, а слаженный механизм, который работает по заранее согласованной дорожной карте. Это гарантирует, что все этапы, от проектирования до запуска, будут завершены точно в срок.

То же касается и переезда на inSales действующего онлайн-бизнеса. Миграция пройдёт в сроки, заложенные в дорожной карте, что сводит к минимуму простои и обеспечивает бесперебойную работу вашего магазина на всех этапах перехода.

Какие задачи решает дорожная карта

Дорожная карта проекта позволяет:

Увидеть единый путь проекта. Каждый видит процесс реализации проекта и его сроки. Если один из участников не вписывается в деллайн, то это отражается в карте. В таком случае остальные участники это видят и могут внести корректировки в свои процессы.
Повысить ответственность. При отсутствии дорожной карты нередко случаются ситуации, когда на определённом этапе срываются сроки. В таких случаях обычно все начинают искать виноватых и не находят, потому что чётко назначенных ответственных нет. Дорожная карта как раз помогает избежать таких ситуаций, а также своевременно разобраться в трудностях и выработать план по их решению.
Повысить автономность контроля. Менеджмент компании может в любой момент самостоятельно проконтролировать процесс реализации проекта — увидеть текущий этап и ответственного за него. Это помогает избегать лишних выяснений и объяснений, а также частных собраний.
Разработать детальный план проекта. Дорожная карта — схематичный набросок плана. Если её разобрать на более мелкие составные части и подробно расписать, то в итоге выйдет хороший план для реализации проекта.

Виды дорожных карт проекта

Выделяют следующие виды дорожных карт:

По целям:

1. Маркетинговая

Предназначена для решения маркетинговых задач. Например, определение инструментов продвижения.

2. Продажная

В дорожной карте для отдела продаж, обычно, прописывают цели по продажам и сроки их достижения. Например, цель отдела продаж студии танцев — выручка 250 тысяч рублей за месяц. Для её достижения потребуется привлечение дополнительных сотрудников, которые совершат обзвон клиентов с истекающим сроком абонемента.

Чтобы держать процесс продаж под контролем и всегда иметь под рукой актуальную информацию, можно воспользоваться возможностями платформы inSales, где в пару кликов можно получить всю необходимую аналитику по продажам, маркетингу и коммуникациям.

3. Продуктовая

Разрабатывается для отображения стратегии создания или развития продукта. Например, компания планирует разработать личный кабинет для клиентов. В таком случае в дорожной карте указываются отделы-участники и основные этапы процесса.

В разных сферах бизнеса могут быть свои дорожные карты. Например, клиентский отдел может составить свою дорожную карту, которая отразит потребность в автоматизации ряда процессов.

Вид карты	Главный вопрос, на который она отвечает	Цели и метрики (KPI)	Примеры задач в карте
Маркетинговая	Как мы будем продвигать продукт/услугу на рынке?	Узнаваемость бренда, лиды, трафик, стоимость привлечения клиента	Запуск рекламной кампании; Проведение email-рассылки; Анализ эффективности каналов продвижения.
Продажная	Как мы достигнем плановых показателей по выручке?	Выручка, количество сделок, средний чек, конверсия	Обзвон базы клиентов; Внедрение CRM; Проведение акций для стимулирования продаж.
Продуктовая	Что и когда мы разработаем или улучшим в продукте?	Вовлечённость пользователей, количество ошибок, выход на новые рынки	Разработка нового функционала; Тестирование гипотез; Сбор обратной связи от пользователей.

По способу реализации:

1. Классическая

Предполагает строгую последовательность действий, когда к следующему этапу разрешено приступать только закончив предыдущий. Такая карта обладает понятной структурой и предсказуемостью. Однако, она не учитывает форс-мажоры и не предполагает корректировки.

2. Гибкая

Представляет собой совокупность циклов по итогу каждого из которых получается продукт разной степени готовности. Особенностью можно назвать то, что участники действуют синхронно, а не последовательно. Эта модель позволяет оперативно и своевременно вносить корректировки в случае непредвиденных обстоятельств.

Вид карты	Главный вопрос, на который она отвечает	Цели и метрики (KPI)	Примеры задач в карте
Классическая	В какой последовательности мы должны выполнять этапы проекта?	Соблюдение сроков каждого этапа, соответствие требованиям	Разработка ТЗ → Создание дизайна → Программирование → Тестирование → Запуск
Гибкая	Как нам быстро адаптироваться к изменениям и регулярно показывать результат?	Скорость выполнения спринтов, удовлетворенность клиента промежуточными результатами, гибкость к изменениям требований	2-недельный спринт: разработка 3 функций → демонстрация клиенту → сбор обратной связи → планирование следующего спринта

Из чего состоит дорожная карта

Внешний вид и наполнение дорожной карты могут меняться в зависимости от специфики проекта и сферы деятельности вашего бизнеса. Ценность и работоспособность карты определяют набором обязательных компонентов:

Цель и задачи
Это главный стержень всего документа. Чётко сформулированная цель отвечает на вопрос «зачем мы это делаем?», а конкретные задачи показывают, как мы будем двигаться. Без этого компонента работа теряет смысл, а сама карта становится бесполезной.
Сроки и контрольные точки
Каждый этап должен иметь временные границы. Важно отмечать не только даты начала и окончания работ, но и основные контрольные точки. Это помогает удерживать проект в заданных рамках.
Ответственность и ресурсы
Лучше сразу определить ответственных за каждый блок работ. Указание конкретных исполнителей или отделов помогает избежать неразберихи в процессе и гарантирует, что у каждой задачи есть свой владелец.
Взаимосвязь этапов
Если выполнение одной задачи напрямую зависит от результатов другой, эту связь нужно отобразить. Это поможет правильно расставить приоритеты и планировать работу, минимизируя простои.
Ожидаемые итоги
Фиксация конкретного результата, который должен быть получен после завершения каждого этапа. Это позволяет объективно оценить прогресс и понять, что команда движется в верном направлении.

Как составить дорожную карту проекта

Любая дорожная карта начинается с цели, когда есть понимание чего необходимо добиться и остаётся понять как это сделать оптимально. После этого можно переходить к составлению непосредственно карты. Сделать это можно следующим образом:

Определить формат карты. Как правило, карты делают в виде: маршрута, диаграммы Ганта, таблицы, интеллект-карт либо на канбан-доске. Во многом выбор вида зависит от формата управления и контроля за проектом. На наш взгляд, этапы гораздо проще и нагляднее отражать в таблицах.
Описать основные этапы. Для достижения поставленной цели, её необходимо разбить на этапы. Затем описать каждый, чтобы было понятно что от кого требуется. Для этого можно привлечь специалистов, например, руководителей подразделений, которые будут участвовать в процессе.
Определить сроки. У каждого этапа должны быть конкретные сроки реализации. Этап у которого нет точного срока с большой вероятностью не будет выполнен.
Оформить декомпозицию. На финальной стадии готовности дорожной карты обычно раскрывают все задачи, то есть каждую из задач раскрывают и дробят на несколько более мелких, затем определяют за счёт чего её будут выполнять и назначают ответственных.
Ознакомить заинтересованных лиц. После того, как карта составлена пришло время ознакомить с ней команду, которая будет реализовывать проект. На этом этапе необходимо участникам объяснить цели, задачи и разъяснить что от каждого потребуется для достижения результата.

Сервисы для составления дорожной карты

Составить дорожную карту можно разными способами, даже вручную на листе бумаги или с помощью Excel. А можно воспользоваться специальными сервисами:

Эсборд

Отечественное решение для разработки проектных дорожных карт. Сервис предлагает обширный набор функций для удобного планирования и визуализации этапов работы.

Главный плюс — полное размещение программного обеспечения и инфраструктуры на территории России. Для знакомства с возможностями платформы есть бесплатный пробный период.

Week

Платформа предлагает многофункциональную среду для визуализации проектов через различные форматы представления данных, включая рабочие доски, таблицы и схемы взаимосвязей. Для новых пользователей доступен полнофункциональный демо-режим без оплаты.

Компания находится в Москве, программа доступна на устройствах Windows, Android, macOS, iOS.

GanttPRO

В этом сервисе можно сформировать дорожную карту в формате диаграммы Ганта, где каждый этап проекта визуализируется в виде отрезка определённой длины. Такой формат наглядно отображает хронологию работ, степень занятости исполнителей и способствует равномерному распределению задач.

Основным недостатком для российских пользователей является принадлежность платформы иностранным владельцам. Оплата услуг производится исключительно в иностранной валюте, это создаёт дополнительные сложности при её использовании.

Miro

Один из наиболее известных в мире инструментов для визуализации проектов и совместной работы. Разработчики предлагают готовые шаблоны для построения дорожных карт. У сервиса интуитивно понятное оформление, поддерживаются гибкие настройки совместного доступа, что позволяет команде работать над проектом в реальном времени.

Минус — Miro является иностранной компанией. В связи с изменившимися внешними условиями, её официальное представительство и офис в России прекратили свою работу.

Asana

Локализованное решение для планирования проектов и создания дорожных карт. Платформа помогает формировать рабочие пространства, привлекать команду и настраивать доски для совместной работы. К преимуществам относятся интуитивно понятный интерфейс и наличие мобильного приложения для удалённого управления задачами.

Asana — иностранная компания. Большинство основных функций становятся доступны только после оплаты подписки. Бесплатная версия сервиса имеет ограничения и подходит лишь для ознакомления с базовыми возможностями платформы.

Как правильно обновлять дорожную карту

Проекты, в которых всё всегда идёт по первоначально намеченному плану без непредвиденных ситуаций — фантастика, которая в жизни не случается. Поэтому в реальной жизни работа над дорожной картой завершается практически одновременно с завершением самого проекта.

Часто форс-мажоры заставляют вносить корректировки в сроки или даже в последовательность этапов. Ничего страшного в этом нет, ведь преимущество дорожной карты в том, что все заинтересованные лица смогут своевременно узнать об изменениях и подстроиться под них.

Однако не рекомендуем назначать одного конкретного сотрудника ответственным за внесение корректировок в карту. Гораздо правильнее, чтобы каждое подразделение самостоятельно вносило информацию: добавляли материал, файлы, заметки и сроки, а также обновляли статусы.

Как избежать провала: 5 фатальных ошибок в построении роадмап

Чтобы ваша дорожная карта стала реальным помощником, а не просто красивой картинкой, важно обойти подводные камни:

Слишком общие формулировки

Размытые цели и задачи, например «сделать сайт лучше», приводят к тому, что каждый участник понимает их по-своему. Вместо этого используйте конкретные, измеримые формулировки, которые исключат двойное толкование: «увеличить скорость загрузки сайта на 20%».

Движение без цели

Действия «ради действий» быстро истощают ресурсы и демотивируют команду. Прежде чем составлять роадмап, спросите себя: «Какой конкретный результат мы хотим получить?» и «Как мы поймем, что достигли успеха?».

Игнорирование потенциальных рисков

Если не проанализировать заранее, что может пойти не так, например, сдвиг сроков от подрядчика, вы действуете вслепую. Эффективная дорожная карта включает в себя план по минимизации рисков и быстрому реагированию.

Слабая коммуникация

Отсутствие регулярной обратной связи с командой приводит к тому, что участники перестают понимать общую картину и правила, работают изолированно и быстро сворачивают с намеченного пути. Выстроить процесс обсуждения так же важно, как и прописать задачи.

Неправильный контроль

Здесь опасны две крайности. Полное отсутствие контроля ведёт к хаосу и срыву сроков. А тотальный микроменеджмент — к потере инициативы команды. Здоровый подход — это отслеживание прогресса без постоянного вмешательства в каждый мелкий процесс.

Главное о дорожной карте

Дорожная карта — это стратегический документ, в котором отражается цель, задачи и сроки проекта. Также в ней должны быть прописаны этапы, ответственные сотрудники и контрольные точки.
От плана проекта дорожная карта отличается степенью развёрнутости. План — детализировано прописанные шаги для достижения цели.
Прежде чем приступить к созданию дорожной карты, необходимо чётко определить цели и задачи проекта, расставить приоритеты, прописать этапы и учесть мнение экспертов.
Составить дорожную карту можно разными способами: в виде таблицы, списка со стрелками на листке бумаги или воспользоваться специализированными сервисами.
Форма и содержание может отличаться в зависимости от задач, сферы бизнеса и целевой аудитории.
Для достижения желаемого результата важно постоянно коммуницировать с участниками проекта и отслеживать бизнес-результаты.