Начнем со спойлера: применять онлайн-кассу обязаны все интернет-магазины, вне зависимости от организационно-правовой формы и режима налогообложения. Об этом прямо говорит Федеральный закон № 54-ФЗ. Сегодня расскажем о возможных вариантах приобретения, порядке применения и регистрации онлайн-касс.
Если вы представили себе устройство с кнопочками, ящиком для денег и бумажные чеки, разочаруем: ничего этого в 99% случаев не будет. Технологии шагнули далеко вперед, особенно в сегменте e-commerce. В ряде вариантов вы вообще никогда не увидите свою онлайн-кассу - она будет находиться на сервере поставщика услуги. Но обо всем по-порядку.
Что говорит закон
Порядок применения контрольно-кассовой техники регулируется законом 54-ФЗ. Он говорит нам о том, что предприниматель обязан приобрести, зарегистрировать и применять в работе онлайн-кассу. Для начинающих бизнесменов и тех, кто опоздал: с 1 июля 2019 года применять кассы должны все. Время отсрочек и переходных периодов прошло. Поэтому, если вы собрались открывать интернет-магазин, касса потребуется по умолчанию и нечего рассуждать.
Исключения сделали для:
- предпринимателей, продающих товары собственного производства. Важное уточнение: под собственным производством понимаются товары ручной работы. Если вы купили линию по изготовлению брусчатки и начали ей торговать, касса понадобится;
- сферы оказания услуг населению. В этом случае можно не выдавать кассовые чеки, хватит и БСО - бланков строгой отчетности. В простонародье - товарных чеков и подобных им документов (например, БСО “Экскурсионная путевка”).
Во всех случаях речь идет только об индивидуальных предпринимателях, не имеющих наемных работников (№ 129-ФЗ от 6.06.2019 “О внесении изменений в “Федеральный закон о применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации””)
Остальные обязаны:
- купить кассовый аппарат, соответствующий требованиям законодательства;
- зарегистрировать его в установленном порядке в налоговых органах;
- вступить в договорные отношения с ОФД (оператор фискальных данных);
- передавать информацию в ФНС через сеть интернет;
- выдавать покупателю кассовые чеки нового образца (формата фискальных документов).
Как работает онлайн-касса интернет-магазина
Принцип работы онлайн-касс
Главное отличие интернет-ККТ от касс старого образца в том, что они передают фискальные данные в Федеральную налоговую службу через всемирную паутину. Раньше вся информация до поры до времени хранилась во внутренней памяти ККТ - ЭКЛЗ.
Передача информации не осуществляется в налоговую напрямую, для этого есть промежуточное звено - оператор фискальных данных (сокращенно - ОФД). На его серверах и хранятся фискальные данные: кассовые чеки, отчеты о закрытии и открытии смен и прочие документы.
В кассе есть и свое запоминающее устройство - фискальный накопитель. Он хранит текущую информацию, а также подписывает фискальные документы электронной подписью.
Фискальный накопитель версии 1.1
Электронные чеки можно отправить не только налоговикам, но и самому покупателю. Это важно в контексте статьи. Интернет-магазинам, не имеющим ПВЗ и принимающим оплату исключительно через сайт, могут ограничиться отправкой цифровых кассовых чеков.
Что с интернет-магазинами
Вообще законодательного разделения на обычную и интернет-торговлю нет. Правила игры для всех одни и те же. Правда, есть термин “дистанционная торговля”. Никаких привилегий это не дает, есть только небольшие различия в способах оплаты и выдачи чека, о которых расскажем ниже.
Все интернет-магазины, принимающие оплату от физических лиц (нал и безнал), должны делать это с использованием онлайн-касс.
Исключения сделаны только для предпринимателей, которые не берут деньги от покупателей сами, а делают это через платежного агента. В роли такового может выступать сторонняя курьерская служба (за исключением собственной службы доставки), “Почта России” и так далее. В этом случае деньги принимает платежный агент - он и обязан выдать покупателю кассовый чек.
Немного о самом чеке. Если покупатель платит картой на сайте и не взаимодействует с продавцом напрямую, закон позволяет ограничиться электронным чеком. Он должен быть отправлен на номер телефона или email клиента не позднее 5 минут с момента получения денег. Но это - только в случае онлайн-расчетов.
Если человек рассчитывается в пункте выдачи, оффлайн-магазине, или через курьера, продавец обязан выдать “живой” бумажный чек. Это прописано в статье 1.2 п. 5 Федерального закона № 54. Вот выдержка:
“... при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия и применением устройств, подключенных к сети "Интернет", обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия, обязаны обеспечить передачу покупателю кассового чека электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем до совершения расчетов... ”
Если упростить: имеете возможность выдать бумажный чек - выдавайте. Нет такой возможности - вполне достаточно электронной копии. В распечатанном виде она имеет ту же юридическую силу, что и чек, распечатанный кассовым аппаратом.
Пример электронного чека
Варианты онлайн-касс для интернет-магазинов
Облачные онлайн-кассы
Облачные кассы - лучшее на данный момент решение для интернет-магазинов. Суть в следующем: вы ничего не покупаете, а просто подключаете к сайту онлайн-кассу в виде SaaS-услуги. Кассовый аппарат и фискальный накопитель в этом случае - компьютерная программа, установленная в дата-центре поставщика. Вы интегрируете ее с сайтом, расчетным счетом, системой оплаты и начинаете торговлю. Облачная касса в автоматическом режиме отправляет электронные чеки в налоговую и покупателю при каждой транзакции.
Отсюда вытекает системный минус виртуальных касс - невозможность выдачи бумажного чека при оплате в пункте выдачи. Для этого есть другое решение - более универсальное.
Единая касса для сайта интернет-магазина и пункта выдачи
Решение представляет собой универсальный комплект: кассовый аппарат, интегрированный с сайтом и облачный модуль. Сама касса физически находится в оффлайн-магазине или на пункте выдачи. При этом устройство может принимать оплату на сайте и отправлять электронные чеки.
Одно из лучших решений на рынке ККТ - ЕКАМ.Онлайн. Позволяет завести на одно устройство несколько сайтов и пункт выдачи заказов. Еще один плюс - легкая интеграция со всеми популярными движками, CMS и API. Вот некоторые из них:
- InSales;
- 1С-Битрикс;
- Retail CRM;
- Wordpress;
- Opencart.
Обычная онлайн-касса, интегрированная с сайтом
Мы неспроста поставили это решение на последнее место. Оно подойдет далеко не всем интернет-магазинам в силу некоторых особенностей. Но сначала о том, как это работает.
Схема такая: вы приобретаете кассовый аппарат с возможностью подключения к сайту. Такие варианты предлагают все ведущие производители: “Атол”, “Эвотор”, “Меркурий” и другие. После этого устройство нужно интегрировать с самим интернет-порталом, а также расчетным счетом и системой оплаты. Устройство будет принимать платежи и отправлять чеки в автоматическом режиме. А теперь минусы:
- трудности интеграции. Из-за большого количества различных платформ для создания сайтов интернет-магазинов не все кассы будут корректно работать в каждом конкретном случае. Возможны различные глюки и сбои в работе;
- высокая стоимость оборудования;
- сложности подключения такой кассы к нескольким сайтам. Как правило, решение работает в одноканальном режиме.
По этим причинам такой способ можно рекомендовать магазинам с уклоном в оффлайн-торговлю, но с возможностью заказа товаров через интернет-сайт. Если вы присутствуете только в онлайне и владеете несколькими сайтами, которые нужно завести на одну онлайн-кассу, такое решение не подойдет.
Варианты приобретения кассового аппарата
Покупка в собственность
Хорошее решения для долгосрочного проекта. Вы приобретаете кассу в одной из специализированных организаций, регистрируете ее и начинаете работать.
Плюсы:
- вы не ограничены договорами аренды и прочими условиями;
- кассу можно в любой момент продать, обменять или подарить;
- кассу можно поставить в пункте выдачи заказов и печать бумажные чеки;
- отсутствует арендная плата. Один раз заплатили и больше никаких расходов.
Покупка онлайн-кассы в собственность
Минусы:
- это относительно дорого. Правда, затраты со временем окупаются из-за отсутствия платежей по аренде;
- за оборудование, его техническое состояние и работоспособность отвечаете вы;
- если бизнес приходится закрывать, кассу надо продать. От арендованного устройства можно просто отказаться в любой момент.
Аренда онлайн-кассы
Неплохой вариант для стартапа или разового проекта. Правда, им с успехом пользуются и на постоянной основе.
Достоинства:
- не требуется большой бюджет на старте. Средняя стоимость аренды кассы - 1500 рублей. Новое устройство обойдется куда дороже - примерно в 17 тысяч;
- кассовый аппарат можно в любой момент вернуть обратно поставщику. Бизнес не пошел, поменялась бизнес-модель, нет проблем: отдаем устройство собственнику и забываем о нем навсегда;
- все заботы по техническому обслуживанию лежат на арендодателе.
Недостатки:
- в итоге это получается дороже, как и при любой аренде. Попользоваться полгода-год - ок. Но если проект долгосрочный, все-же лучше купить кассовый аппарат в собственность;
- вы не являетесь хозяином кассы и не можете передать ее третьему лицу;
- если неверно составить договор аренды, платить придется даже если бизнес давно закрылся.
Аренда онлайн-кассы
Покупка и регистрация онлайн-кассы
Алгоритм действий не зависит от того, какой вариант вы выбрали: облачную кассу, “живое” устройство или универсальное решение. Порядок действий один.
1 - Покупка кассового аппарата
Самый простой и безболезненный этап. Находите подходящее по цене устройство, оплачиваете его стоимость и забираете кассовый аппарат.
На что обратить внимание:
- касса должна соответствовать специфике бизнеса;
- количество сайтов интернет-магазинов, которые можно одновременно подключить к устройству;
- интеграция с популярными платформами - чем больше движков и API поддерживает касса, тем лучше;
- возможность подключения вспомогательных устройств, например, сканеров штрих-кода;
- онлайн-касса должна быть включена в реестр ККТ налоговой службы.
2 - Получение ЭЦП
Электронная цифровая подпись понадобится для регистрации в налоговой. Кроме этого признак проставляется на каждом фискальном документе.
Получить ЭЦП можно в удостоверяющих центрах из реестра Минкомсвязи. Стоимость услуги - от 1500 рублей, срок изготовления - 105 рабочих дней. Есть несколько видов ЭЦП, но для работы с онлайн-кассами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Виды ЭЦП
3 - Регистрация в налоговой
Можно пойти двумя путями: нанести личный визит к налоговикам, либо сделать все через личный кабинет на сайте ФНС. Второй способ быстрее и удобнее. Для регистрации облачных касс подойдет только онлайн-регистрация.
4 - Заключение соглашения с ОФД
Делается исключительно через интернет. Услуги оператора не бесплатны. Годовое обслуживание обойдется в 3 тысячи рублей. Важный момент: оператор должен быть включен в реестр налоговой службы. С актуальным списком можно ознакомиться на сайте ФНС.
“Непросто это” - наверняка скажете вы. Да, если заниматься всем самостоятельно, это действительно сложновато. Однако, в большинстве случаев продавцы онлайн-касс берут всю работу на себя. В компании “ЕКАМ” вы получаете помощь в регистрации кассы, получении ЭЦП и заключении соглашения с ОФД.
Подведем итоги
- Интернет-магазины, за редким исключением, обязаны применять онлайн-кассу.
- При оплате на сайте достаточно электронного чека. Если клиент платит продавцу при выдаче заказа, нужен бумажный документ (ст. 1.2 п. 5 54-ФЗ).
- Есть 3 варианта применения: облачная касса, универсальное решение для интернет-магазинов с точками выдачи и физическая касса. Универсальный подход лучше: он полностью закрывает все вопросы бизнеса. Вполне подойдет предложение от “ЕКАМ.Онлайн”.
- Кассу можно купить или взять в аренду.
- Кассу нужно зарегистрировать у налоговиков.
- Для передачи данных надо воспользоваться услугами ОФД.
