Маркетплейсы давно стали главным источником заказов для предпринимателей, которые поняли, что поддерживать собственную торговую площадку слишком дорого и лучше перейти на партнёрскую модель. Многие бизнесмены торгую на нескольких сайтах и вообще не вкладываются в продвижение интернет-магазина.
В новой статье разберёмся, что такое электронный документооборот, как интегрировать его в бизнес-процессы и что надо сделать для заключения договора с оператором ЭДО.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот — обмен электронными версиями документами через посредника в виде оператора ЭДО. Электронный документ представляет собой файл, который заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП) с одной или двух сторон.
КЭП — электронная подпись, которая автоматически придаёт документам юридическую силу. После подписания они ничем не отличаются от бумажных договоров. Например, документы, подписанные через ЭДО, могут выступить в роли доказательств в рамках судебного разбирательства.
Если предприниматели или организации ведут электронный документооборот и заверяют документы квалифицированной электронной подписью, их юридическую силу нельзя оспорить. В законодательных актах она зафиксирована в 63-ФЗ.
Многие компании до сих пор ведут документооборот в бумажном формате и тратят на это много человеческих ресурсов, времени и денег. Например, можно получить акты выполненных работ по почте, но на доставку файла уйдёт минимум несколько дней. А если документ должен быть подписан двумя сторонами, процесс усложняется ещё сильнее.
В отличие от бумажных версий документов, электронные дойдут до получателя практически мгновенно. Он получит уведомление в системе и по электронной почте. Задержка с подписанием тоже может возникнуть, но только по вине представителя компании.
На рынке очень много операторов ЭДО, которые предлагают одинаковые инструменты в разных интерфейсах. Они обеспечивают полную автоматизацию стандартных задач и берут за это относительно небольшие деньги. На оплату услуг деловода однозначно придётся потратить больше средств.
Многие предприниматели выбирают ЭДО чтобы снизить финансовые затраты и перенаправить денежный поток в другое русло. Пересылка электронных документов стоит намного дешевле и полностью исключается человеческий фактор. Например, курьер может потерять папку с документами по дороге.
В системах электронного документооборота документы не теряются. Они могут временно не дойти из-за технической ошибки, но как только работоспособность системы восстановится, файл появится в интерфейсе. Стабильность — один из главных плюсов таких сервисов.
Многие предприниматели не переходят на ЭДО, потому что не хотят вносить изменения в бизнес-процессы. Они привыкли к бумажным документам и не особо хотят разбираться в нюансах работы нового инструмента. Хотя на практике может оказаться, что электронный документооборот снизит затраты на эту задачу в 5-10 раз.
Есть мнение, что ЭДО подходит только крупным компаниям, которые постоянно обмениваются файлами с контрагентами. Отправлять 50-100 писем с документами каждый месяц очень дорого и в этом случае электронный документооборот не прихоть, а необходимость.
Хотя даже если бизнесмен отправляет 2-3 документа в месяц, ЭДО ему тоже пригодится. Во-первых, пропадёт необходимость платить логистическим компаниям. Во-вторых, документы точно не потеряются и посмотреть электронные версии можно будет даже через 5-10 лет после заключения сделки.
Крупные компании давно перешли на ЭДО и не признают «старую» версию документооборота. Если партнёр не представляет для них особого интереса, то ради него никто не будет отправлять файлы почтой.
У электронного документооборота есть недостатки, но преимуществ гораздо больше. Дальше в статье мы подробно разберём плюсы и минусы, чтобы предприниматели увидели все «подводные камни» и приняли решение о целесообразности перехода на электронный документооборот.
Соответствие законодательству
Федеральный закон №63 регулирует использование электронных документов в том числе и для предпринимателей в России. Документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным с собственноручной подписью. К примеру, если в компанию придёт налоговая с проверкой, электронные документы можно использовать для подтверждения легальности сделок.
Форматы электронных документов, порядок заполнения и правила обмена регулируются нормативными актами, поэтому бизнесменам не стоит переживать, что интеграция ЭДО в бизнес-процессы негативно повлияет на отношения с контрагентами или регулирующими органами.
Подписанные электронные документы приобретают юридическую силу после добавления квалифицированной электронной подписи, которая содержит информацию о владельце. Если использовать сервисы электронной подписи, не входящие в число операторов ЭДО, то такие документы могут и не иметь юридическую силу.
Поэтому лучше выбирать популярные сервисы и проверять их документацию. В большинстве случаев она находится в общем доступе и любой клиент может ознакомиться с ней. Даже если он на данный момент не является действующим.
Например, у популярного сервиса «Диадок» в открытом доступе есть лицензионный договор на предоставление услуг. Можно проанализировать его самостоятельно и отправить юристу на дополнительную проверку. Открытая политика в отношении партнёрских соглашений — сильная сторона практически всех ЭДО.
ЭДО регулируется не только Федеральными законами, но и другими форматами актов. Например, есть соответствующие приказы и постановления, в которых описано, как именно необходимо обмениваться документами и на основе каких законодательных норм электронная подпись признается действительной.
Государственные органы часто дают консультации, в ходе которых рассказывают, как сдавать отчёты или правильно подготовиться к налоговой проверке. Предприниматель может не сомневаться в том, что электронные документы приравниваются к бумажным и имеют юридическую силу.
Преимущества и недостатки
Многие индивидуальные предприниматели и компании переходят на ЭДО, чтобы сократить затраты на документооборот и автоматизировать рутинные задачи. Некоторые бизнесмены не до конца понимают, почему стоит потратить деньги на оплату платного тарифа, поэтому им пригодится список главных преимуществ.
А при сотрудничестве с маркетплейсами электронный документооборот часто является одним из главных условий для начала работы. И пропустить этот шаг не всегда получается, потому что крупные интернет-магазины не меняют свои правила ради одного клиента.
Плюсы ЭДО:
- Мгновенная отправка документов. Маркетплейсы присылают документы строго по графику. Бизнесмен будет уверен, что получит акт выполненных работ или накладные вовремя.
- Сокращение затрат. Не все торговые площадки отправляют документы почтой бесплатно. А если учесть, что можно одновременно работать с 10 и более маркетплейсами, расходы на логистику могут быть очень высокими.
- Оптимизация бизнес-процессов. ЭДО избавляет от необходимости утверждать формы документов, ждать подписи от второй страны или пока курьер доедет до точки назначения.
- Сотрудничество со всеми контрагентами. Многие крупные компании не ведут бумажный документооборот. Они давно перешли на ЭДО и не меняют правила работы под конкретного партнёра. Это правило касается и маркетплейсов.
- Облачный архив. За 10 лет работы документов может накопиться на целый офис. Использование электронного документооборота помогает сократить расходы на хранение до минимума. Все файлы могут легко поместиться на флешке.
- Защита от потери. Данные у операторов ЭДО хранятся без ограничения по сроку. Налоговая не может спрашивать о сделках старше 4 лет, но документы по ним не будут лишними.
- Автоматизация задач. Кроме мгновенной отправки и электронной подписи, предприниматели с ЭДО получают готовые шаблоны документов, проверку правильности заполнения форм и другие преимущества.
- Отлаженный процесс. Система «понимает», когда надо запросить подписи одной или двух сторон или напомнить о согласовании документа.
- Шаблоны закрывающих документов. У популярных операторов ЭДО есть примеры всех документов, которые могут понадобиться в процессе сотрудничества с маркетплейсами.
Переход на ЭДО всегда вызывает много трудностей, поэтому предпринимателям, которые работают с маркетплейсами, надо знать в том числе и недостатки отказа от бумажного документооборота.
Главные минусы:
- Сложности с переходом. Если раньше никогда не сталкивались с ЭДО, отказ от бумажных документов может быть тяжёлым.
- Длительное подключение. Большинство операторов не создают бюрократические препятствия для клиентов, но есть и такие, которые настаивают на подписании ряда документов.
- Перевод контрагентов. Не все партнёры используют ЭДО и если их нет в системе, то и отправить документы не получится. Маркетплейсов это редко не касается.
Электронный документооборот даёт предпринимателям свободное время и помогает забыть об оплате услуг логистических компаний. Все крупные маркетплейсы давно перешли на ЭДО и если хотите сотрудничать с ними, придётся внести изменения в свои бизнес-процессы.
Популярность электронного документооборота подкрепляется статистикой рынка. Согласно данным опроса «Диадок», только в первом квартале прошлого года количество документов увеличилось на 29%. В ближайшие годы ЭДО может выйти на первый план и стать приоритетным каналом обмена документацией.
Пошаговая инструкция по настройке ЭДО
Допустим, вы получили КЭП и хотите настроить ЭДО на нескольких маркетплейсах, с которыми планируете выстроить долгосрочное сотрудничество. Возникает сложная задача, которую необходимо решать по шагам, чтобы не нарушить процесс и избежать распространённых ошибок.
ЭДО действительно подходит не всем предпринимателям из-за особенностей организации бизнес-процессов. Но если стоит задача выстроить сотрудничество с маркетплейсами, электронный документооборот обязательно придётся внедрить.
Анализ условий
Большинство маркетплейсов давно выстроили процесс интеграции с операторами ЭДО. Предпринимателю остаётся проанализировать условия, выполнить все рекомендации и перейти к активному сотрудничеству.
Стоит учитывать, что до начала процесса обмена документами, необходимо выполнить несколько шагов. Обычно они включают в себя подписание соглашений в электронном виде и загрузку товаров. Лучше сначала импортировать каталог товаров, а потом переходить к подключения ЭДО.
На этом шаге у многих предпринимателей начинаются проблемы, потому что у них не было опыта работы с системами электронного документооборота. Необходимо зарегистрироваться в сервисе, купить платный тариф и выполнить большое количество промежуточных шагов.
Согласование нюансов
У некоторых маркетплейсов и предпринимателей бизнес-процессы могут быть выстроены таким образом, что применить стандартную модель сотрудничества будет тяжело. К примеру, если для отчётности нужны дополнительные форматы документов, необходимо связаться с представителем площадки.
У маркетплейсов давно выстроена модель сотрудничества с продавцами и они редко идут на компромиссы. Объем продаж и количество активных партнёров позволяют не менять процессы под конкретного продавца. Селлеру придётся либо подстроиться под условия, либо выбрать другую площадку.
Выбор оператора ЭДО
Добавить своего оператора, которого нет в списке маркетплейса, достаточно сложно. Это нельзя сделать в один клик — процесс длительный и трудоёмкий. Не все сталкиваются с такой проблемой, но она достаточно распространённая.
Если у предпринимателя уже есть подписка в сервисе и она оплачена на год вперёд, переход на другой сервис повлечёт за собой дополнительные расходы. Но закрыть вопрос по-другому не получится — придётся принять условия маркетплейса, чтобы начать работу.
Настройка подключения
Подключение к оператору ЭДО для обмена документами выполняется достаточно быстро. Если аккаунта на платформе нет, надо создать его, заполнить профиль и подписать электронную оферту. В большинстве случаев этих шагов достаточно для начала работы.
В некоторых маркетплейсах реализована интеграция с операторами ЭДО, но чаще всего продавцу надо указать почту, на которую зарегистрирована учётная запись в сервисе. После этого документы будут приходить по расписанию, если в отчётный период проводились какие-либо операции.
Проверка передачи данных
Если все условия были выполнены, остаётся дождаться поступления первого документа в сервисе ЭДО. Обычно маркетплейсы отправляют закрывающие документы за предыдущий период до 15 числа следующего месяца. Сроки могут отличаться в зависимости от особенностей торговой площадки.
Маркетплейсы внимательно относятся к работе с электронным документооборотом и годами поддерживают работоспособность схемы обмена документами. Если продавец выполнил все шаги из инструкции и сообщил представителю площадки о нюансах, проблем с подключением не будет.
ТОП-3 сервиса ЭДО для работы с маркетплейсами
На рынке много операторов электронного документооборота, который сотрудничают в том числе и с маркетплейсами, но не все предлагают одинаковый набор инструментов. Стоит обратить внимание на 3 платформы, которые отличаются хорошим соотношением по цене и качеству предоставляемых услуг.
Обратите внимание, что оплачивать подписку стоит только если маркетплейс успешно сотрудничает с оператором ЭДО. Если в списке интеграций сервиса нет, деньги будут потрачены зря. Оплачивать тарифы в нескольких сервисах экономически невыгодно, поэтому стоит ответственно подойти к выбору сервиса.
«Контур.Диадок»
Платформа входит в число самых популярных на российском рынке. Она помогает предпринимателям вести бухгалтерию в онлайн-режиме. Главное преимущество «Диадок» в большом количестве интеграций. С ней сотрудничают в том числе и маркетплейсы.
«Контур.Диадок» считается идеальным решением в среде предпринимателей, которые активно продают товары по партнёрской модели. За годы успешной работы сервис заработал безупречную репутацию.
Особенности:
- подпись документов КЭП;
- безопасная отправка документации;
- поиск контрагентов;
- уведомления по почте;
- проверка правильности заполнения файлов;
- подключение к другим операторам ЭДО;
- массовые операции с документами.
Под ЭДО у сервиса выделена соответствующая услуга, которая позиционируется как лучшее решение на рынке. Интеграция с 1С позволяет перенести бухгалтерию в облако и автоматизировать большое количество рутинных задач. Стоимость использования сервиса привязана к количеству документов: от 1 900 до 68 400 рублей.
«СФЕРА Курьер»
Популярный сервис от «Сбербанка», который предназначен для обмена первичной документацией. В числе клиентов сервиса крупные маркетплейсы и площадки другого формата, поэтому проблем с интеграцией не будет.
Ключевая особенность платформы — привязка к экосистеме «Сбера». Предпринимателям, которые откроют счёт для ИП или ООО в банке, предлагают 53% скидку на сервис электронного документооборота.
Особенности:
- согласование документов перед проверкой;
- API с подробной документацией;
- отслеживание статуса документов;
- файловое хранилище с удобным интерфейсом.
Стоимость использования сервиса привязана к количеству исходящих документов. Для небольших компаний подойдёт базовый тариф за 250 рублей в месяц, на котором можно отправлять до 50 фа йлов ежемесячно.
«Сбис»
Документооборот — один из модулей популярной платформы для бизнесменов «Сбис». Поддерживает работу с Wildberries и Ozon, обеспечивает быструю интеграцию ИП и ООО с системой электронного документооборота.
Особенности:
- поддержка всех форматов закрывающих документов;
- внесение исправлений в формы;
- сверка взаиморасчётов;
- подпись на любом устройстве;
- роуминг с другими операторами ЭДО.
Стоимость тарифного плана зависит от количества подключенных модулей и задач, которые стоят перед бизнесменами. Многие услуги привязана к годовым пакетам. На оплату сервиса придётся тратить минимум 4 000 рублей в год.
Электронный документооборот — важная часть процесса сотрудничества с маркетплейсами. Без этого компонента не получится выйти на новый рынок и стабильно зарабатывать. Поэтому лучше заранее выбрать оператора ЭДО и сэкономить время на подключении после регистрации аккаунта продавца в маркетплейсе.
