Пошаговая инструкция: Как найти и оборудовать склад для интернет-магазина, складской учет и программа для складского учета

Неважно, что вы продаете - детские игрушки, одежду или смартфоны - хранить все в офисе или собственной квартире как-то несерьезно. Поэтому без склада современному интернет-магазину никуда. В сегодняшней статье расскажем, как выбрать помещение для склада, какое оборудование купить и зачем нужна система автоматизации складского учета.

Зачем интернет-магазину склад?

Конечно, если вы только открылись и закупили на первое время небольшие партии товара - склад может и не понадобиться. Однако если мыслить наперед и стремиться к развитию и масштабированию бизнеса - становится понятно, что без склада все же никуда. Это сейчас весь ваш товар умещается в одной комнате, а что будет потом? И уж тем более склад нужен тем, кто торгует крупногабаритными товарами: бытовой техникой, мебелью, мото- и велотехникой, а также товарами, которые требуют специальных условий хранения. Например, продукты питания или медикаменты, которые могут испортиться.

Кроме того, наличие склада даст вам преимущества перед конкурентами:

  • гарантирует доступность товара в любое время - особенно это актуально для сезонных товаров, дней распродаж, праздников, когда спрос превышает предложение;
  • обеспечит быструю доставку - со склада привезти товар намного удобнее и оперативнее, чем от поставщика;
  • экономит деньги - можно брать оптовые партии, за которые, как известно, многие поставщики предлагают более низкие цены. А значит, можно позволить себе снизить цены, подарить покупателям скидки.

Ну что, убедили мы вас? В любом случае, начать можно с небольшого помещения, а потом, когда расширитесь, начнете осваивать новую нишу и увеличите ассортимент - поменяете его на более просторное.

Шаг 1. Арендуем помещение

И сразу, как в сказке, у вас три пути. Можно арендовать помещение самостоятельно или на пару с другими организациями - такое практикуется. Особенно это актуально для новичков в бизнесе, у которых каждая копейка на счету. Третья дорога - фулфилмент, или услуга аутсорса. Такие услуги оказывают специальные компании. Они не только хранят товар, но и принимают его у поставщиков, обрабатывают и комплектуют заказы, доставляют их и даже принимают оплату.

Поговорим отдельно об аренде. Как выбрать подходящее помещение?

  • склад должен быть недалеко от офиса интернет-магазина, по крайней мере - в пределах города. Многие помещения располагаются в промзонах, за чертой города - это достаточно неудобно и для вас, и для курьера, который будет забирать и развозить товары;
  • должен иметь возможность подъехать автомобилю - как грузовому, так и легковому. Иначе ваш курьер будет очень недоволен;
  • должен работать круглосуточно - или хотя бы в будни и выходные, во все праздники. Когда заказов слишком много, иногда приходится работать и днем, и ночью;
  • должен иметь доступ в интернет - чтобы сотрудники могли быть на связи с клиентами и руководством;
  • позаботьтесь о безопасности - выберите помещение в здании с охраной, с установленной сигнализацией;
  • должен иметь все необходимые коммуникации - свет, вода, отопление. Представьте, что у вас интернет-магазин цветов - сотрудникам придется повозиться с землей и водой, чтобы собрать заказы;
  • площадь помещения рассчитывается из ассортимента товара. Небольшие коробки и пакеты уберутся на нескольких метрах, тяжелой мебели и технике потребуется больше места. Не забудьте и о сотрудниках - им придется проводить на складе много времени.

Все склады делятся на четыре типа: А, В, С, D. Помещения класса А наиболее удобные и современные, но и дорогие, соответственно. В них есть все: отопление, сигнализация, высокие потолки, офисные, рабочие и подсобные помещения. Помещения класса D - простые ангары без отопления. Понятно, что хранить в них нужно лишь самые неприхотливые товары.

склад а

Шаг 2. Покупаем оборудование

Если у вас товар, не требующий особых условий хранения, - ограничьтесь стандартным оборудованием. Это стеллажи, оргтехника для работы сотрудника, необходимая для работы мебель. Не забудьте также об уборной и уголке для сбора заказов - его размер зависит от параметров вашего товара и особенностей работы.

Вообще, для каждой категории товаров требуется дополнительное оборудование. Взять тот же интернет-магазин цветов - вместе со стеллажами закупайте ящики, горшки, опрыскиватели и другие вещи. Также условия хранения требуют специального холодильного и вентиляционного оборудования, чтобы ваш товар долго оставался свежим.

Если у вас онлайн-аптека - приготовьтесь к другим требованиям. Площадь склада должна составлять не менее 60 м.кв. - иначе никак. А еще изучите требования министерства здравоохранения: установите пожарную и охранную сигнализации, закупите термометры, шкафчики и холодильники для хранения медикаментов. Стены склада будьте добры отделать водостойкой краской или эмалью, кафельной плиткой - никаких обоев! На потолке, правда, допустима побелка.

Продукты питания - вообще головная боль. Надо изучать СанПины и требования. Вот только самые простые из них: нельзя хранить вместе готовые и сырые продукты или полуфабрикаты, хорошие продукты и подозрительного вида. В помещениях для хранения продуктов недопустимо держать непищевые товары. А еще холодильники, ящики, штабели для разных видов продуктов - и смотри не перепутай!

Словом, вы поняли: нюансов хранения товаров достаточно. Соблюдайте все требования, или не удивляйтесь, что на ваш склад нагрянет проверка.

складские помещения

Шаг 3. Выстраиваем логистику

Арендовали склад, закупили оборудование - и что дальше? А дальше разложите по полочкам, как конкретно будет происходить движение товаров. Какими путями они будут попадать от поставщика к клиенту? Какие сотрудники будут работать на складе, что они станут делать? Сколько их, в конце концов, должно быть?

Разберем два вида логистики: складскую и транспортную:

  1. Транспортная логистика - это доставка товара от поставщика или из транспортной компании на склад. А оттуда - напрямую к клиенту или опять в транспортную компанию. Понятно, что нужно организовать все так, чтобы потратить как можно меньше времени и денег.
  2. Складская логистика - это действия ваших сотрудников непосредственно на складе. Один принимает товары, другой обрабатывает их, третий следит за хранением, четвертый осуществляет возвраты, пятый отгружает продукцию.

Понятно, что если у вас небольшой магазин, вполне достаточно одного сотрудника, который будет всем этим заниматься, и курьера. Если бизнес покрупнее - позаботьтесь о том, чтобы взять в штат не одного, а пару курьеров, водителя-экспедитора, плюс нанять менеджера, кладовщика, сборщика заказов, охранника.

виды логистики

Шаг 4. Выбираем систему учета

Вы уже поняли, что вручную продумать и выполнить все эти процессы практически нереально. Поэтому на рынке имеется масса решений для складских программ, которые упрощают работу, сводят к минимуму человеческий фактор и экономят ваше время. Есть среди них платные, есть и бесплатные. Познакомим вас с бесплатной программой - ЕКАМ, которая автоматизирует все основные складские бизнес-процессы и облегчает жизнь как руководителю, так и его сотрудникам.

Что умеет ЕКАМ?

  • полностью автоматизирует складской учет;
  • ведет учет закупок и заказов: приход, расход, перемещение и списание товаров;
  • отслеживает и делает отчеты по остаткам, оборотам и даже прибыльности товаров;
  • делает заказы на закупку вашим поставщикам;
  • формирует и обрабатывает заказы по интернету;
  • создает ценники и прайс-листы;
  • может поддерживать несколько складов.

Разберем основные функции ЕКАМ подробнее.

Учет товаров на складе

Руководитель может в любое время узнать о состоянии дел на складе: система покажет остатки, себестоимость, прибыль и предоставит аналитику. Вы сможете контролировать бизнес-процессы не выходя из дома, прямо со своего ПК или смартфона.

остатки по товарам

Если вам предлагают сложную ИТ-систему с поддержкой специалистов, интеграцией, дорогим обслуживанием - подумайте, нужно ли тратить деньги? EKAMу ничего этого не нужно - это облачный сервис, который доступен вам в любое время и с любого устройства в режиме онлайн.

Аналитика в режиме онлайн

Кроме отчета о продажах и выручке, ЕКАМ показывает вам, насколько выгодной получилась покупка (смотрите нашу статью о маржинальности товаров) и сколько вы на ней заработали. Вы сможете планировать закупки заранее, не ломая голову и не подсчитывая количество остатков вручную. Все совершенно прозрачно и понятно!

Учет всех продаж

Вы существенно разгрузите себя и сотрудников, если освободите их от рутинной работы и бесконечных подсчетов. Все сделает система: подсчитает количество продаж, оплат, возвратов товара, количество оптовых и розничных заказов, учтет товары, которые только ожидаются к поступлению - все это в виде таблиц и графиков. Соответственно, вы увидите всю финансовую отчетность: средний чек, выручку, рост продаж и так далее.

учет товаров выручка

Контроль за действиями работников

Вы сможете наглядно увидеть, почему менеджер Оля работает хорошо, а Таня с такой же загрузкой никак не выполнит план. ЕКАМ покажет количество сделок, совершенных работниками, и их прибыльность для интернет-магазина. Делайте выводы и не забывайте мотивировать сотрудников!

прибыльность

CRM-система для учета клиентов

В CRM-системе содержатся данные о сотрудниках, контрагентах и вся клиентская база. Вы увидите, сколько покупок совершил каждый клиент, какие у него бонусы (система автоматически рассчитает их при оформлении заказа). В офлайне и онлайне проводится также идентификация покупателя.

Интеграция с интернет-магазином

И самое главное - ЕКАМ можно с легкостью интегрировать с интернет-магазинами, созданными на платформах InSales и “Битрикс”. Внедрение происходит в течение пяти минут и, еще раз повторим, совершенно бесплатно. Если ваш магазин интегрирован с другой торговой системой, ЕКАМ предлагает импорт из файлов типа .xml и .csv. Или, как вариант, вы можете в любой момент перейти из другой системы на ЕКАМ.

Подключиться к системе ЕКАМ можно быстро - это не потребует специальных знаний и умений. Достаточно загрузить данные о товарах и услугах - вручную или из таблиц Excel, ввести те остатки, что есть на данный момент, установить на планшет приложение “EKAM.Касса”. Все ваши данные загрузятся в систему - можно начинать работать!

Шаг 5. Начинайте работу

Понятно, что сразу все идеально не получится: необходимо будет подкупить оборудование, расширить штат сотрудников (или посадить их на склад), возможно, выбрать другое помещение. Сложностей будет много, зато и перспективы масштабные. Собственный склад - это отличная площадка для будущего расширения и возможность доказать клиентам и партнерам, что вы серьезный интернет-магазин, а не мелкая лавочка.

Да, и еще. Проверяйте работу сотрудников, особенно на первых порах. Вышколите каждого - особенно тех, кто напрямую работает с покупателями. Мало организовать идеальную логистику - необходимо помнить и о сервисе. А главный признак первоклассного сервиса, как мы уже писали, - это довольные клиенты.

Как проверить, справляются ли ваши работники?

  • мониторить все отзывы о работе интернет-магазина, особенно те, что касаются сроков доставки, вежливости курьеров и менеджеров. Если обнаружили жалобы - нужно извиниться и решить вопрос (поработать над сроками доставки, наказать проштрафившегося сотрудника);
  • заказать услугу “тайный покупатель”: наймите засланного казачка и посмотрите наглядно, как отвечают ваши сотрудники по телефону, достаточно ли вежлив курьер, не опаздывает ли он;
  • напрямую спрашивайте клиентов на сайте или в группе в соцсетях: довольны ли они работой службы доставки, хотят ли что-либо изменить. Как правило, люди с радостью дают обратную связь.

Да будет склад! Теперь вы знаете, какие шаги нужно предпринять, чтобы складские бизнес-процессы работали как часы. Удачи в продвижении!

Еще нет своего магазина?
Создайте интернет-магазин на платформе InSales
Всё для продаж уже внутри!
Возможно вам также будет интересно:

Как предпринимателю распознать в контрагенте фирму-однодневку

19.02.2019
Термин “фирма-однодневка” как-то сразу режет слух. Даже у далеких от бизнеса людей всплывают ассоциации с уходом от налогов, серыми схемами...

Скупой платит дважды: на чем ни в коем случае нельзя экономить владельцу интернет-магазина

18.02.2019
В наших статьях мы не раз писали о том, как сократить издержки и сэкономить бюджет. Даже приводили реальный кейс партнеров,...

Как законно обналичивать деньги со счета ООО и не попасть под действие 115-ФЗ

15.02.2019
Страшный сон предпринимателя: он заходит в личный кабинет своего банка, а расчетный счет заморожен и деньгами воспользоваться нельзя. Это проделки...

Что продавать в интернет-магазине к 8 Марта

14.02.2019
По продажам 8 марта уступает только Новому Году. Причем выручку делают не только продавцы цветов и сладостей - скачок продаж...

Взять кредит, найти инвестора или партнера - откуда раздобыть деньги на бизнес

14.02.2019
Если вам не досталось по наследству несколько миллионов долларов, квартира в столице или готовое дело, то средства на открытие и...

Ребрендинг интернет-магазина: как и для чего его проводить

12.02.2019
Ребрендинг - один из самых эффективных способов подогреть интерес к вашей компании, выйти на новый этап развития и покорить новые...

CRM-система для интернет-магазина: что, как и зачем?

11.02.2019
Продолжаем знакомить вас с удобными фишками для интернет-магазинов. Сегодня речь пойдет о CRM-системах. Это софт, позволяющий полностью автоматизировать взаимоотношения компании...

Как снять эффективный рекламный видеоролик: 9 простых правил

08.02.2019
Видеореклама теперь доступна каждому. Интернет и развитие цифровых технологий сделали свое дело: простенький ролик можно отснять и выложить самостоятельно. Но...

Пошаговая инструкция: Как зарегистрировать товарный знак интернет-магазина

07.02.2019
Вы открыли интернет-магазин и придумали для него название с фирменным логотипом. Можно остановиться на этом и оставить все как есть,...

Что продавать в интернет-магазине к 23 февраля

06.02.2019
Любой праздник - это отличный повод поднять продажи. Не думайте, что выручку на день Советской армии делают только продавцы носков...

Начните бесплатно!

Получите все и сразу: поддержку 24х7, адаптивные шаблоны, рекомендации по продвижению

Создайте интернет-магазин за 1 день
Все для продаж уже внутри
Готовые шаблоны дизайна ・ Надежный хостинг ・ Помощь в продвижении ・ Поддержка 24×7 ・ Интеграции оплаты, доставки и 1С